Pracodawca wypowiada umowę o pracę. Co musi zawierać pismo i co może zrobić pracownik?

Kogo to dotyczy

Pracodawców, którzy planują wypowiedzenie umowy o pracę (art. 30 § 1 pkt 2 KP), i pracowników, którzy je dostali. Rozwiązanie bez wypowiedzenia (art. 52 i 53 KP) opisuje poradnik zwolnienie na L4, a porozumienie poradnik porozumienie stron.

Jak postąpić

Pracodawca: co musi zawierać wypowiedzenie

1. Sprawdź, czy pracownik nie jest chroniony. Nie wolno wypowiedzieć umowy pracownikowi, któremu brakuje nie więcej niż 4 lata do wieku emerytalnego, jeżeli okres zatrudnienia umożliwi mu uzyskanie emerytury (art. 39 KP; wyjątek po uzyskaniu renty z tytułu całkowitej niezdolności do pracy, art. 40 KP). Nie wolno wypowiedzieć umowy w czasie urlopu ani innej usprawiedliwionej nieobecności, np. zwolnienia lekarskiego, dopóki nie upłynął okres z art. 53 KP (art. 41 KP). W okresie ciąży i urlopu macierzyńskiego, a także od dnia złożenia wniosku o urlop macierzyński, ojcowski lub rodzicielski do końca tego urlopu, nie wolno nawet prowadzić przygotowań do wypowiedzenia; wypowiedzenie jest dopuszczalne tylko w razie upadłości lub likwidacji pracodawcy (art. 177 § 1 i 4 KP). W razie upadłości lub likwidacji nie stosuje się art. 38, 39 i 41 KP ani przepisów szczególnych o ochronie (art. 41(1) § 1 KP).
2. Skonsultuj zamiar ze związkiem. Jeżeli pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa, zawiadom ją w postaci papierowej lub elektronicznej o zamiarze wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony lub określony i podaj przyczynę (art. 38 § 1 KP). Organizacja ma 5 dni na umotywowane zastrzeżenia (art. 38 § 2 KP); potem podejmujesz decyzję (art. 38 § 5 KP). Konsultacji nie ma przy umowie na okres próbny.
3. Napisz przyczynę. W wypowiedzeniu umowy na czas określony (od 26 kwietnia 2023 r.) i nieokreślony wskaż przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie (art. 30 § 4 KP). Ma być konkretna i prawdziwa, bo to ją zbada sąd. Przy umowie na okres próbny przyczyny nie podajesz.
4. Dodaj pouczenie. Pismo musi zawierać pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy (art. 30 § 5 KP), np.: „Od niniejszego wypowiedzenia przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia odwołania do Sądu Rejonowego - Sądu Pracy w ... w ciągu 21 dni od dnia doręczenia”. Dotyczy to każdej umowy, także na okres próbny.
5. Podaj okres wypowiedzenia i datę rozwiązania. Okres zależy od stażu u Ciebie: 2 tygodnie, 1 miesiąc albo 3 miesiące (art. 36 § 1 KP), przy okresie próbnym 3 dni robocze, 1 tydzień albo 2 tygodnie (art. 34 KP). Okres w tygodniach kończy się w sobotę, w miesiącach w ostatnim dniu miesiąca (art. 30 § 2(1) KP). Jeżeli wpiszesz za krótki okres, umowa i tak trwa do końca okresu wymaganego, a pracownikowi należy się wynagrodzenie do tego dnia (art. 49 KP). Szczegóły: okres wypowiedzenia, datę policzysz w kalkulatorze.
6. Doręcz pismo na piśmie i uzyskaj potwierdzenie (art. 30 § 3 KP). Wypowiedzenie jest złożone, gdy doszło do pracownika tak, że mógł zapoznać się z jego treścią (art. 61 § 1 KC w zw. z art. 300 KP). Data doręczenia otwiera 21-dniowy termin na odwołanie, więc poproś o podpis z datą na kopii.
7. Rozlicz okres wypowiedzenia. Możesz zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem wynagrodzenia (art. 36(2) KP) i udzielić mu urlopu, który ma obowiązek wykorzystać (art. 167(1) KP). Pracownikowi przysługują 2 dni robocze na poszukiwanie pracy, a przy wypowiedzeniu 3-miesięcznym 3 dni (art. 37 KP). Przy przyczynach niedotyczących pracowników możesz skrócić 3-miesięczny okres najwyżej do 1 miesiąca z odszkodowaniem za pozostałą część (art. 36(1) KP). W dniu rozwiązania wydaj świadectwo pracy.

Pracownik: co możesz zrobić po otrzymaniu wypowiedzenia

1. Pokwituj odbiór. Twój podpis z datą potwierdza doręczenie, nie zgodę. Odmowa przyjęcia pisma nie pomaga: liczy się chwila, w której mogłeś zapoznać się z treścią (art. 61 § 1 KC).
2. Sprawdź pismo. Czy jest przyczyna (przy umowie na czas określony i nieokreślony), pouczenie, prawidłowy okres wypowiedzenia i data. Czy nie chroni Cię art. 39, 41 lub 177 KP. Czy pracodawca skonsultował zamiar ze związkiem, jeżeli Cię reprezentuje.
3. Policz 21 dni. Odwołanie od wypowiedzenia wnosisz do sądu pracy w ciągu 21 dni od dnia doręczenia pisma (art. 264 § 1 KP). Jeżeli bez swojej winy przekroczysz termin, możesz w ciągu 7 dni od ustania przyczyny złożyć wniosek o jego przywrócenie z uprawdopodobnieniem okoliczności (art. 265 KP).
4. Wybierz żądanie. Sąd, stosownie do Twojego żądania, orzeka o bezskuteczności wypowiedzenia, a jeżeli umowa już się rozwiązała, o przywróceniu do pracy albo o odszkodowaniu (art. 45 § 1 KP). Może zasądzić odszkodowanie zamiast przywrócenia, jeżeli uzna przywrócenie za niemożliwe lub niecelowe; nie dotyczy to pracowników chronionych z art. 39 i 177 KP, chyba że przywrócenie jest niemożliwe z powodu upadłości lub likwidacji (art. 45 § 2-3 KP). Odszkodowanie wynosi wynagrodzenie za okres od 2 tygodni do 3 miesięcy, nie mniej niż za okres wypowiedzenia (art. 47(1) KP). Po przywróceniu przysługuje wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy: nie więcej niż za 2 miesiące, przy 3-miesięcznym wypowiedzeniu nie więcej niż za 1 miesiąc, a pracownikom chronionym z art. 39 KP oraz w ciąży i na urlopie macierzyńskim za cały czas (art. 47 KP). Gotowość do pracy zgłoś w ciągu 7 dni od przywrócenia (art. 48 § 1 KP).
5. Sprawdź odprawę. Jeżeli pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników, a przyczyny niedotyczące pracownika są wyłącznym powodem wypowiedzenia, przysługuje odprawa: 1-miesięczne wynagrodzenie przy stażu u tego pracodawcy krótszym niż 2 lata, 2-miesięczne przy 2 do 8 lat, 3-miesięczne przy ponad 8 latach (art. 10 ust. 1 w zw. z art. 8 ust. 1 ustawy o zwolnieniach grupowych), maksymalnie 15-krotność minimalnego wynagrodzenia (art. 8 ust. 4), w 2026 r. 72 090 zł.
6. Odbierz świadectwo pracy z wpisem, że umowę wypowiedział pracodawca. Ma to znaczenie dla zasiłku dla bezrobotnych: wyłączenie z art. 219 ust. 1 ustawy o rynku pracy dotyczy wypowiedzenia przez pracownika, nie przez pracodawcę.

Wyjątki i zastrzeżenia

• Umowa na okres próbny. Pracodawca nie podaje przyczyny i nie konsultuje zamiaru ze związkiem, ale musi pouczyć o odwołaniu. Przy wypowiedzeniu z naruszeniem przepisów pracownikowi przysługuje wyłącznie odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za czas, do upływu którego umowa miała trwać (art. 50 § 1 KP).
• Umowa na czas określony, której termin minął przed wyrokiem albo pozostał krótki okres: sąd zasądza wyłącznie odszkodowanie za czas do końca umowy, nie więcej niż za 3 miesiące (art. 45 § 2, art. 47(1) KP).
• Wypowiedzenie ustne, e-mailem lub bez przyczyny. Kodeks nie zastrzega formy pisemnej pod rygorem nieważności, więc takie wypowiedzenie jest skuteczne, ale wadliwe. Pracownik ma roszczenia z art. 45 KP, a 21 dni biegnie od chwili, gdy mógł zapoznać się z treścią. Rażące naruszenie przepisów o wypowiadaniu umów jest wykroczeniem zagrożonym grzywną od 2000 zł do 60 000 zł (art. 281 § 1 pkt 3 KP); sprawę może zbadać PIP po skardze, ale o roszczeniach rozstrzyga sąd pracy.
• Wypowiedzenie zmieniające (art. 42 KP) opisuje poradnik obniżenie wynagrodzenia.
• Cofnięcie wypowiedzenia. Po doręczeniu pracodawca może cofnąć wypowiedzenie tylko za zgodą pracownika; zobacz cofnięcie wypowiedzenia.
• Dyscyplinarka to inny tryb. Rozwiązanie bez wypowiedzenia z winy pracownika wymaga przyczyny z art. 52 § 1 KP i jest możliwe tylko w ciągu 1 miesiąca od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności (art. 52 § 2 KP).

Kiedy iść do prawnika

Ocena, czy przyczyna jest „uzasadniona” i jakie żądanie wybrać, zależy od faktów sprawy i orzecznictwa. Skonsultuj sprawę szybko, bo 21 dni biegnie od doręczenia. Bezpłatnie zapytasz w poradach prawnych PIP; o tym, gdzie trafić ze sprawą, mówi poradnik PIP, ZUS czy sąd pracy.

Przykład

Założenia: pracownik ma 4 lata stażu u pracodawcy zatrudniającego 45 osób, umowa na czas nieokreślony. W środę 21 października 2026 r. otrzymuje wypowiedzenie z przyczyną „likwidacja stanowiska” i pouczeniem o odwołaniu. Pracodawca skraca 3-miesięczny okres do 1 miesiąca.

Umowa rozwiązuje się 30 listopada 2026 r. Za grudzień i styczeń pracownik dostaje odszkodowanie (art. 36(1) § 1 KP), a ten czas wlicza się mu do okresu zatrudnienia, jeżeli pozostaje bez pracy. Przysługuje mu odprawa w wysokości 2-miesięcznego wynagrodzenia (staż 2 do 8 lat, art. 8 ust. 1 pkt 2 ustawy o zwolnieniach grupowych) i 3 dni robocze na poszukiwanie pracy (art. 37 § 2 KP). Jeżeli uważa, że stanowisko nie zostało zlikwidowane, bo jego obowiązki przejął nowo zatrudniony pracownik, może do 11 listopada 2026 r. (21 dni od doręczenia) wnieść odwołanie do sądu pracy i żądać przywrócenia do pracy albo odszkodowania.

Dokumenty i terminy

Zachowaj wypowiedzenie z datą doręczenia, umowę o pracę i dokumenty potwierdzające ochronę.

Najczęstsze pytania

Czy pracodawca może wypowiedzieć umowę na czas określony bez podania przyczyny?

Nie. Od 26 kwietnia 2023 r. wypowiedzenie umowy na czas określony wymaga przyczyny (art. 30 § 4 KP), a pracownik może żądać także przywrócenia do pracy (art. 45 KP). Bez przyczyny obywa się tylko wypowiedzenie umowy na okres próbny.

Co jeżeli w piśmie nie ma pouczenia o odwołaniu?

Wypowiedzenie jest wtedy wadliwe (art. 30 § 5 KP), ale Kodeks nie przewiduje jego nieważności. Jeżeli bez swojej winy spóźnisz się z odwołaniem, wnioskuj o przywrócenie terminu w ciągu 7 dni od ustania przyczyny (art. 265 KP). Bezpieczniej liczyć 21 dni od doręczenia.

Przydatne narzędzia

• Kalkulator okresu wypowiedzenia

Powiązane poradniki

• Ile wynosi okres wypowiedzenia umowy o pracę i w jakim dniu umowa się kończy?
• Czy pracodawca może zwolnić pracownika podczas zwolnienia lekarskiego (L4)?
• Pracodawca każe podpisać porozumienie stron. Co sprawdzić przed podpisaniem?
• Pracodawca nie wydał świadectwa pracy. Co dalej?
• Jak uzyskać bezpłatną poradę prawną w PIP?

Źródła

• Kodeks pracy, t.j. Dz.U. 2026 poz. 1245 (art. 30, 34, 36, 36(1), 36(2), 37, 38, 39, 40, 41, 41(1), 42, 45, 47, 47(1), 48, 49, 50, 52, 53, 167(1), 177, 264, 265, 281, 300)
• Ustawa z 9.03.2023 o zmianie ustawy Kodeks pracy, Dz.U. 2023 poz. 641 (art. 1 pkt 10-12, 15)
• Kodeks cywilny, t.j. Dz.U. 2024 poz. 1061 (art. 61)
• Ustawa o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, t.j. Dz.U. 2026 poz. 1195 (art. 1, 8, 10)
• Rozporządzenie RM w sprawie minimalnego wynagrodzenia na 2026 r., Dz.U. 2025 poz. 1242
• Ustawa z 20.03.2025 o rynku pracy i służbach zatrudnienia, Dz.U. 2025 poz. 620 (art. 219-220)

Źródła sprawdzono 16 października 2026. Stan prawny na 16 października 2026.

Historia zmian

• 16 października 2026: Pierwsza publikacja.