¿Qué obligaciones y qué derechos tiene el empleador frente a los trabajadores?

A quién se aplica

A cualquiera que emplee aunque sea a una sola persona con contrato de trabajo (umowa o pracę). El empresario que solo usa contratos de mandato (umowa zlecenia) o B2B no tiene obligaciones del Código del Trabajo (Kodeks pracy, KP) frente a esas personas, pero está sujeto a la inspección de la PIP en materia de seguridad y salud, legalidad del empleo y contratos civiles.

Obligaciones del empleador

El catálogo del art. 94 del KP

El empleador está obligado, en particular, a:

• familiarizar a los nuevos trabajadores con sus funciones, la forma de realizar el trabajo y sus derechos (punto 1) e informarles de las condiciones de empleo (punto 1a),
• organizar el trabajo de modo que se aproveche plenamente la jornada (punto 2) y reducir su penosidad (punto 2a),
• prevenir la discriminación en el empleo (punto 2b); desde el 5.11.2026 también cualquier desigualdad de trato y el mobbing, y un nuevo punto 2c añadirá la protección de la dignidad y de los derechos de la personalidad,
• garantizar condiciones de trabajo seguras e higiénicas e impartir formación en BHP (punto 4),
• pagar el salario puntual y correctamente (punto 5),
• facilitar la mejora de las cualificaciones (punto 6), ayudar a los recién titulados (punto 7), atender en la medida de sus medios las necesidades sociales (punto 8) y aplicar criterios de evaluación objetivos (punto 9),
• llevar y conservar la documentación laboral, en papel o en formato electrónico (punto 9a), preservando su confidencialidad, integridad, completitud y disponibilidad, durante el empleo y 10 años desde el final del año en que terminó el contrato (punto 9b),
• influir en la configuración de las reglas de convivencia social (punto 10).

Igualdad de trato y mobbing

El empleador pone a disposición de los trabajadores el texto de las normas sobre igualdad de trato (art. 94(1) del KP) e informa de la posibilidad de empleo a jornada completa o parcial, de las promociones y de las vacantes (art. 94(2) del KP). Está obligado a prevenir el mobbing (art. 94(3), § 1, del KP). Desde el 5.11.2026 la obligación abarca la prevención, la detección, la reacción y el apoyo, y el empleador con al menos 10 trabajadores establece procedimientos contra el mobbing y la discriminación en el convenio, en el reglamento de trabajo o en un reglamento aparte (art. 94(3a), § 1, del KP). Detalles: Mobbing en el trabajo.

Contrato e información sobre las condiciones de empleo

El contrato se celebra por escrito y, si no se hizo así, el empleador confirma por escrito las partes, el tipo de contrato y las condiciones antes de admitir al trabajador (art. 29, § 2, del KP). En un plazo de 7 días desde la admisión al trabajo informa, en papel o electrónicamente, sobre la jornada, las pausas, el descanso, las horas extraordinarias, los componentes del salario, las vacaciones y las reglas de terminación del contrato (art. 29, § 3, punto 1, del KP), y en un plazo de 30 días sobre la institución de seguridad social (art. 29, § 3, punto 2, del KP). Antes de que el trabajador se desplace al extranjero por más de 4 semanas le facilita información adicional (art. 29(1), § 2, del KP). No confirmar el contrato por escrito e infringir gravemente el deber de información son contravenciones (art. 281, § 1, puntos 2 y 2a, del KP). Véase Trabajo sin contrato por escrito.

Alta en el ZUS

El trabajador se da de alta en los seguros sociales en un plazo de 7 días desde que nace la obligación de aseguramiento (art. 36, apdos. 2 y 4, de la Ley del sistema de seguros sociales). No comunicar los datos exigidos es una contravención del art. 98, apdo. 1, punto 2, de esa ley.

Reconocimientos médicos y formación en BHP

Las personas que se incorporan al trabajo pasan reconocimientos iniciales, y los trabajadores, reconocimientos periódicos y de control tras una enfermedad de más de 30 días (art. 229, §§ 1-2, del KP). No se puede admitir al trabajo a una persona sin un certificado vigente de ausencia de contraindicaciones (art. 229, § 4, del KP). Los reconocimientos corren a cargo del empleador (art. 229, § 6, del KP). La formación en BHP antes de la admisión al trabajo y la formación periódica se realizan en horario de trabajo y a cargo del empleador (art. 237(3), §§ 2-3, del KP). Excepciones y plazos: Reconocimientos médicos y formación en BHP.

Seguridad y salud en el trabajo

El empleador responde del estado de la seguridad y salud; encargar las tareas a un servicio externo de BHP no le exime de ello (art. 207, § 1, del KP). Debe organizar el trabajo de forma segura, hacer cumplir las normas de BHP y ejecutar las órdenes de los organismos de supervisión (art. 207, § 2, del KP). Los costes de la seguridad y salud no pueden recaer sobre los trabajadores (art. 207, § 2(1), del KP). Informa de los riesgos y de las personas designadas para primeros auxilios y evacuación (art. 207(1) del KP) y evalúa y documenta el riesgo laboral (art. 226 del KP). Qué comprueba el inspector: Qué documentos preparar para una inspección de la PIP.

Pago del salario

El salario se paga al menos una vez al mes, en una fecha fija, a más tardar dentro de los primeros 10 días del mes siguiente (art. 85, §§ 1-2, del KP). A petición del trabajador, el empleador facilita los documentos con los que calculó el salario (art. 85, § 5, del KP). El pago se hace en una cuenta, salvo que el trabajador haya solicitado el pago en efectivo (art. 86, § 3, del KP). La compensación por vacaciones no disfrutadas se paga en la fecha de pago del salario y, si esta cae antes de la terminación del contrato, en un plazo de 10 días desde la terminación (art. 171, §§ 4-5, del KP). No pagar a tiempo es una contravención (art. 282, § 1, punto 1, del KP).

Registro de jornada

El empleador lleva un registro de la jornada y lo facilita a petición del trabajador (art. 149, § 1, del KP). Elabora el cuadrante de trabajo para al menos un mes y lo entrega con al menos una semana de antelación (art. 129, § 3, del KP). Infringir las normas sobre jornada y no llevar la documentación son contravenciones (art. 281, § 1, puntos 5 y 6, del KP). Véase Horas extraordinarias.

Reglamento de trabajo

El empleador con al menos 50 trabajadores aprueba un reglamento de trabajo, salvo que esas materias las regule un convenio colectivo (art. 104, § 1(1), del KP). Con 20-49 trabajadores debe hacerlo si lo exige la organización sindical de la empresa (art. 104, § 3, del KP). El reglamento fija, entre otras cosas, los sistemas y cuadrantes de trabajo, el horario nocturno, la fecha y el lugar de pago, las obligaciones de BHP y la información sobre sanciones disciplinarias (art. 104(1) del KP).

Certificado de trabajo

El día en que termina la relación laboral el empleador entrega el certificado, salvo que en un plazo de 7 días inicie con el trabajador una nueva relación laboral (art. 97, § 1, del KP). La entrega no puede condicionarse a que el trabajador liquide cuentas (art. 97, § 1(3), del KP). No entregarlo a tiempo es una contravención (art. 282, § 1, punto 3, del KP). Puede preparar el documento en el generador de certificado de trabajo.

Derechos del empleador

• Instrucciones. El trabajador cumple las instrucciones relativas al trabajo si no son contrarias a la ley o al contrato (art. 100, § 1, del KP). El empleador dirige el trabajo y fija su lugar y su horario (art. 22, § 1, del KP).
• Organización de la jornada dentro de los límites del art. 129 del KP; horas extraordinarias en los casos del art. 151, § 1, del KP.
• Sanciones disciplinarias. Amonestación o reprensión y, en los casos del art. 108, § 2, del KP, sanción pecuniaria de hasta el salario de un día por cada infracción (art. 108, §§ 1-3, del KP). La sanción se aplica tras oír al trabajador, en un plazo de 2 semanas desde que se conoce la infracción y de 3 meses desde la infracción (art. 109 del KP).
• Videovigilancia. Cuando sea necesario para la seguridad, la protección de los bienes, el control de la producción o la confidencialidad, el empleador puede introducir videovigilancia (art. 22(2), § 1, del KP) y control del correo electrónico de trabajo (art. 22(3), § 1, del KP). Fija las reglas en el convenio, el reglamento o un aviso e informa a los trabajadores 2 semanas antes de ponerla en marcha (art. 22(2), §§ 6-7, del KP).
• Control de alcoholemia. Cuando sea necesario para proteger la vida, la salud o los bienes, el empleador puede introducir controles de alcoholemia (art. 22(1c), § 1, del KP), tras fijar las reglas e informar a los trabajadores con 2 semanas de antelación (art. 22(1c), §§ 10-11, del KP).
• Dispensa de la obligación de trabajar. Con motivo del preaviso, el empleador puede dispensar al trabajador de la obligación de prestar trabajo hasta el final del periodo de preaviso, manteniendo el salario (art. 36(2) del KP).
• Preaviso de despido. Indicando la causa, con instrucción sobre el recurso y tras consultar al sindicato, con excepciones para las personas protegidas: Despido con preaviso por el empleador, Periodo de preaviso, generador de preaviso.

Qué hacer

1. Antes del primer día de trabajo: contrato por escrito, reconocimiento inicial, formación en BHP, información sobre videovigilancia y control de alcoholemia, si se aplican.
2. En 7 días: alta en el ZUS e información sobre las condiciones de empleo; en 30 días, información sobre la institución de seguridad social.
3. De forma continua: registro de jornada, cuadrantes con una semana de antelación, pago en fecha fija, documentación, formación y reconocimientos periódicos.
4. Al terminar el contrato: certificado de trabajo el día en que termina el empleo, compensación por vacaciones no disfrutadas (art. 171 del KP).

Excepciones y advertencias

• Cambios desde el 5.11.2026. La ley de 19.06.2026 (Dz.U. 2026 poz. 1046) modifica el art. 94, punto 2b, y el art. 94(3), añade el art. 94(3a) y amplía el contenido del reglamento de trabajo (art. 104(1), § 1, punto 10, del KP). El plazo para los procedimientos contra el mobbing resulta de sus disposiciones transitorias.
• Contravenciones. Las infracciones de las normas sobre la relación laboral, la jornada y la documentación (art. 281 del KP), sobre el salario, las vacaciones y el certificado (art. 282 del KP) y sobre seguridad y salud (art. 283 del KP) se sancionan con multa de 2000 PLN a 60 000 PLN. El inspector puede imponer una multa en el acto (mandat) o presentar ante el tribunal una solicitud de sanción (art. 37, apdo. 1, de la Ley de la Inspección Nacional de Trabajo). Importes: Multa en el acto y multa.
• Órdenes de la PIP. El inspector puede ordenar el pago del salario debido (art. 11, apdo. 1, punto 7, de la Ley de la Inspección Nacional de Trabajo); no cumplir la orden (nakaz) es una contravención (art. 283, § 2, punto 7, del KP).
• Contratos civiles. Celebrar un contrato de mandato o B2B en las condiciones del art. 22, § 1, del KP es una contravención (art. 281, § 1, punto 1, del KP), y desde el 8.07.2026 el inspector de trabajo de distrito puede declarar por resolución la existencia de una relación laboral: Cómo declara la PIP la existencia de una relación laboral.

Ejemplo

Supuestos: una empresa tiene 12 trabajadores, no tiene reglamento de trabajo ni convenio colectivo. Una nueva persona empieza a trabajar el lunes.

Antes del lunes el empleador firma el contrato, envía al trabajador al reconocimiento inicial y organiza la formación en BHP. A más tardar el lunes siguiente le da de alta en el ZUS y le entrega la información sobre las condiciones de empleo, incluidos la fecha y el lugar de pago, porque no hay reglamento (art. 29, § 3, punto 1, letra m, del KP). Como emplea al menos a 10 personas, desde el 5.11.2026 deberá establecer reglas de prevención del mobbing y de la discriminación (art. 94(3a) del KP).

Documentos y plazos

Preguntas frecuentes

¿Puedo enviar la información sobre las condiciones de empleo por correo electrónico?

Sí, si el trabajador puede imprimirla y conservarla y usted guarda prueba del envío o de la recepción (art. 29, § 3(4), del KP).

Herramientas útiles

• Generador de la solicitud de certificado de trabajo
• Generador de la baja del contrato de trabajo

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Fuentes (documentos en polaco)

• Kodeks pracy, t.j. Dz.U. 2026 poz. 1245 (art. 22(1c), 22(2), 22(3), 29, 29(1), 36(2), 85, 86, 94, 94(1), 94(2), 94(3), 94(3a), 97, 100, 104, 104(1), 108, 109, 129, 149, 151, 171, 207, 207(1), 226, 229, 237(3), 281, 282, 283)
• Metryka ELI ustawy z 19.06.2026, Dz.U. 2026 poz. 1046 (zmiany od 5.11.2026)
• Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, tekst ujednolicony ISAP (art. 36, 98)
• Ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy, tekst ujednolicony ISAP (art. 10, 11, 37)

Fuentes revisadas el 16 de octubre de 2026. Legislación a fecha de 16 de octubre de 2026.

Historial de cambios

• 16 de octubre de 2026: Primera publicación.