¿Qué documentos preparar para una inspección de la PIP? Lista con fundamento jurídico

A quién se aplica

A los empleadores que esperan una inspección o quieren revisar su documentación, y a los empresarios sin trabajadores en plantilla que recurren al trabajo de personas con contratos civiles o B2B. Estos últimos están sujetos a inspección en materia de seguridad y salud en el trabajo, legalidad del empleo y contratos celebrados en las condiciones propias de un contrato de trabajo (art. 13, punto 1, de la Ley de la Inspección Nacional de Trabajo). La lista no es cerrada: el inspector decide qué necesita en cada inspección. El desarrollo de la inspección y las facultades del inspector se describen en la guía Inspección de la PIP: a quién afecta, qué puede comprobar el inspector y cómo se desarrolla.

Qué hacer

1. Determine a quién afecta la inspección. Haga una lista de las personas que trabajan o han trabajado para usted, con la base de su empleo: contrato de trabajo (umowa o pracę), contrato de mandato (umowa zlecenia), contrato de obra (umowa o dzieło), B2B. El inspector también puede pedir información a antiguos trabajadores y colaboradores (art. 23, apdo. 1, punto 3).
2. Prepare los documentos de la lista de abajo, separando los de los trabajadores y los de las personas con otros contratos.
3. Designe a la persona que los presentará. Los documentos deben presentarse sin demora (art. 27 de la Ley de la Inspección Nacional de Trabajo).
4. Prepare los datos para el acta. El acta contiene, entre otras cosas, el nombre, la dirección y el REGON o NIP de la empresa, la persona que la representa, la fecha de inicio de la actividad y la fecha en que esa persona asumió el cargo (art. 31, apdo. 2, puntos 1, 3 y 4).
5. Reúna los documentos de inspecciones anteriores. El acta incluye información sobre el cumplimiento de resoluciones y requerimientos anteriores de la PIP (art. 31, apdo. 2, punto 6). Prepare las órdenes (nakaz), los requerimientos (wystąpienie) y sus respuestas.

Documentos laborales y contratos

• Contratos de trabajo o confirmación escrita de sus condiciones. El contrato se celebra por escrito. Si no se celebró por escrito, el empleador confirma lo acordado por escrito antes de admitir al trabajador (art. 29, § 2, del KP).
• Documentación laboral y expedientes personales, en papel o en formato electrónico (art. 94, punto 9a, del KP). Se conservan durante el empleo y 10 años desde el final del año en que terminó la relación laboral, salvo que normas específicas prevean un plazo más largo (art. 94, punto 9b, del KP). La documentación de antiguos trabajadores también puede ser objeto de inspección.
• Contratos civiles y documentos relacionados con su ejecución. El inspector puede exigirlos con base en el art. 23, apdo. 1, punto 5, de la Ley de la Inspección Nacional de Trabajo. La PIP comprueba el pago de la tarifa horaria mínima (art. 10, apdo. 1, punto 15b) y si el contrato no debería ser un contrato de trabajo (art. 13, punto 1; art. 22, § 1, del KP).
• Documentos de alta en la seguridad social. El inspector controla la legalidad del empleo (art. 10, apdo. 1, punto 3, de la Ley de la Inspección Nacional de Trabajo). El alta en los seguros se hace en un plazo de 7 días desde que nace la obligación (art. 36, apdo. 4, de la Ley del sistema de seguridad social).

Jornada y remuneración

• Registro de jornada de cada trabajador, que se lleva para calcular correctamente la remuneración (art. 149, § 1, del KP). No se registran las horas de trabajo de los trabajadores con jornada por objetivos, de quienes dirigen el centro de trabajo ni de quienes reciben una cantidad fija por horas extraordinarias o trabajo nocturno (art. 149, § 2, del KP).
• Acto que fija los sistemas y la distribución de la jornada y los periodos de referencia: convenio colectivo, reglamento de trabajo o aviso, si la empresa no tiene convenio y no está obligada a tener reglamento (art. 150, § 1, del KP).
• Documentos sobre el pago de salarios y otras prestaciones. Los salarios entran en el ámbito de inspección de la PIP (art. 10, apdo. 1, punto 1), y el inspector puede exigir todos los documentos relacionados con la prestación del trabajo (art. 23, apdo. 1, punto 5). El salario mensual se paga a más tardar en los primeros 10 días del mes siguiente (art. 85 del KP).

Reglamentos, si los hay

• El reglamento de trabajo debe implantarlo el empleador con al menos 50 trabajadores, salvo que estas cuestiones las regule un convenio colectivo (art. 104, § 1(1), del KP). Con 20-49 trabajadores, el reglamento es obligatorio si lo pide el sindicato de empresa (art. 104, § 3). Con menos trabajadores es voluntario (art. 104, § 2).
• El reglamento de retribuciones lo establece el empleador con al menos 50 trabajadores no cubiertos por un convenio colectivo (art. 77(2), § 1, del KP). Con 20-49 trabajadores, es obligatorio a petición del sindicato de empresa (art. 77(2), § 1(2)). Por debajo de 50 trabajadores puede implantarse voluntariamente (art. 77(2), § 1(1)).

Seguridad y salud en el trabajo (BHP)

• Evaluación de riesgos laborales, la documentación de esa evaluación y la información a los trabajadores sobre los riesgos (art. 226 del KP).
• Volantes y certificados médicos. No se puede admitir al trabajo a un trabajador sin un certificado vigente de ausencia de contraindicaciones (art. 229, § 4, del KP). Los reconocimientos previos, periódicos y de control se realizan con un volante del empleador (art. 229, § 4a). Las excepciones a los reconocimientos previos figuran en el art. 229, § 1(1).
• Documentos de formación BHP: inicial, antes de la admisión al trabajo, y periódica (art. 237(3), § 2, del KP). La formación periódica no se exige en los puestos administrativos y de oficina de empleadores cuya actividad tenga una categoría de riesgo no superior a la tercera, salvo que la evaluación de riesgos indique otra cosa (art. 237(3), § 2(2)). El propio empleador también recibe formación BHP (art. 237(3), § 2(1)).
• Resultados de estudios y mediciones de factores nocivos, si existen esos factores (art. 227, § 1, punto 2, del KP).
• Registro de accidentes laborales (art. 234, § 3, del KP) y documentación de los accidentes, que se conserva durante 10 años (art. 234, § 3(1)).
• Documentación técnica de la construcción, reforma o puesta en marcha del centro, de máquinas y procesos, y resultados de peritajes, si tienen relación con la inspección (art. 23, apdo. 1, punto 4, de la Ley de la Inspección Nacional de Trabajo).

Según la página de la PIP, el inspector también puede interesarse por los equipos de protección individual, la ropa y el calzado de trabajo, el trabajo en horas extraordinarias, en domingos y festivos, y las vacaciones.

Excepciones y advertencias

• El número de trabajadores determina los reglamentos. Los umbrales de 20 y 50 se refieren a trabajadores. Las normas sobre reglamentos no mencionan a las personas con contratos civiles.
• La protección de datos no permite negarse. Según la PIP, las normas de protección de datos personales no permiten negar al inspector la información solicitada, porque la Ley de la Inspección Nacional de Trabajo le da expresamente derecho a los expedientes personales y a los documentos.
• Secreto empresarial. A petición suya, el acta incluye una mención de la información amparada por el secreto empresarial (art. 31, apdo. 2, punto 14, de la Ley de la Inspección Nacional de Trabajo).
• La falta de documentación es una contravención. No llevar la documentación laboral, no conservarla durante el tiempo exigido o dejarla en condiciones que la expongan a la destrucción es una contravención del art. 281, § 1, puntos 6-7, del KP.
• La lista no sustituye a las normas sectoriales. Algunos sectores tienen obligaciones adicionales de documentación que esta guía no trata.

Ejemplo

Supuestos: una empresa de servicios tiene 35 trabajadores con contrato de trabajo y 6 personas con contrato de mandato. No tiene convenio colectivo ni sindicato.

La empresa no está obligada a tener reglamento de trabajo ni reglamento de retribuciones, porque tiene menos de 50 trabajadores y no hubo petición de un sindicato. Sin embargo, debe fijar en un aviso los sistemas y la distribución de la jornada y los periodos de referencia (art. 150, § 1, del KP). Prepara: los expedientes personales de los 35 trabajadores, el registro de jornada, los documentos de pago, los certificados médicos, los documentos de formación BHP, la documentación de la evaluación de riesgos laborales y los 6 contratos de mandato con los documentos relativos a su ejecución y al pago de la remuneración.

Documentos y plazos

Preguntas frecuentes

¿Puedo entregar los documentos en formato electrónico?

Sí. La Ley de la Inspección Nacional de Trabajo habla de presentar los documentos en papel o en formato electrónico (art. 23, apdo. 1, punto 5). En una inspección a distancia, las actuaciones pueden realizarse por medios de comunicación electrónica (art. 26, apdo. 5).

¿Y si falta algún documento?

No cree documentos con fecha retroactiva. Diga al inspector qué falta y por qué. El inspector puede ordenar que se subsanen en un plazo las deficiencias de seguridad y salud, y describir otras infracciones en un requerimiento. Véase Acta, orden, requerimiento, instrucción y resolución de la PIP: ¿en qué se diferencian?.

¿Dónde encuentro más información sobre formación y reconocimientos?

En la guía Reconocimientos médicos y formación en seguridad y salud (BHP) del trabajador: cuáles son obligatorios, quién los paga y cuándo se hacen. Las reglas de registro de horas extraordinarias se describen en la guía Horas extraordinarias: cuándo están permitidas, cuánto paga el empleador por ellas y cómo documentarlas.

Guías relacionadas

• Inspección de la PIP: a quién afecta, qué puede comprobar el inspector y cómo se desarrolla
• Acta, orden, requerimiento, instrucción y resolución de la PIP: ¿en qué se diferencian?
• Reconocimientos médicos y formación en seguridad y salud (BHP) del trabajador: cuáles son obligatorios, quién los paga y cuándo se hacen
• Horas extraordinarias: ¿cuándo están permitidas, cuánto paga el empleador por ellas y cómo documentarlas?

Fuentes (documentos en polaco)

• Kodeks pracy, t.j. Dz.U. 2026 poz. 1245
• Ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy, tekst ujednolicony ISAP (stan 2026-07-31)
• Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, tekst ujednolicony ISAP (stan 2026-07-28)
• PIP: Jak przygotować się do kontroli?

Fuentes revisadas el 15 de octubre de 2026. Legislación a fecha de 15 de octubre de 2026.

Historial de cambios

• 15 de octubre de 2026: Primera publicación.