Jakie dokumenty przygotować do kontroli PIP? Lista z podstawą prawną

Kogo to dotyczy

Pracodawców, którzy spodziewają się kontroli albo chcą sprawdzić swoją dokumentację, oraz przedsiębiorców niezatrudniających pracowników, którzy korzystają z pracy osób na umowach cywilnoprawnych lub B2B. Ci ostatni podlegają kontroli w zakresie BHP, legalności zatrudnienia i umów zawieranych w warunkach właściwych dla umowy o pracę (art. 13 pkt 1 ustawy o PIP). Lista nie jest zamknięta: inspektor sam decyduje, czego potrzebuje w danej kontroli. Przebieg kontroli i uprawnienia inspektora opisuje poradnik Kontrola PIP: co może sprawdzić inspektor.

Jak postąpić

1. Ustal, kogo dotyczy kontrola. Zbierz listę osób, które pracują lub pracowały na twoją rzecz, z podstawą zatrudnienia: umowa o pracę, zlecenie, dzieło, B2B. Inspektor może żądać informacji także od byłych pracowników i współpracowników (art. 23 ust. 1 pkt 3).
2. Przygotuj dokumenty z listy poniżej, w podziale na pracowników i osoby na innych umowach.
3. Wyznacz osobę, która je przedstawi. Dokumenty trzeba przedstawiać niezwłocznie (art. 27 ustawy o PIP).
4. Przygotuj dane do protokołu. Protokół zawiera m.in. nazwę, adres i REGON lub NIP firmy, osobę reprezentującą firmę, datę rozpoczęcia działalności i datę objęcia stanowiska przez tę osobę (art. 31 ust. 2 pkt 1, 3 i 4).
5. Zbierz dokumenty z poprzednich kontroli. Protokół zawiera informację o realizacji wcześniejszych decyzji i wystąpień PIP (art. 31 ust. 2 pkt 6). Przygotuj nakazy, wystąpienia i swoje odpowiedzi.

Dokumenty pracownicze i umowy

• Umowy o pracę albo pisemne potwierdzenie ich warunków. Umowę zawiera się na piśmie. Jeśli nie zawarto jej na piśmie, pracodawca potwierdza ustalenia na piśmie przed dopuszczeniem do pracy (art. 29 § 2 KP).
• Dokumentacja pracownicza i akta osobowe, w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 94 pkt 9a KP). Przechowuje się je przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał, chyba że przepisy odrębne przewidują dłuższy okres (art. 94 pkt 9b KP). Dokumentacja byłych pracowników też może być przedmiotem kontroli.
• Umowy cywilnoprawne i dokumenty związane z ich wykonywaniem. Inspektor może ich żądać na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o PIP. PIP sprawdza wypłatę minimalnej stawki godzinowej (art. 10 ust. 1 pkt 15b) oraz to, czy umowa nie powinna być umową o pracę (art. 13 pkt 1, art. 22 § 1 KP).
• Dokumenty zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych. Inspektor kontroluje legalność zatrudnienia (art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIP). Zgłoszenia do ubezpieczeń dokonuje się w ciągu 7 dni od powstania obowiązku (art. 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Czas pracy i wynagrodzenie

• Ewidencja czasu pracy każdego pracownika, prowadzona do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia (art. 149 § 1 KP). Dla pracowników w zadaniowym czasie pracy, zarządzających zakładem pracy i otrzymujących ryczałt za nadgodziny lub pracę w nocy nie ewidencjonuje się godzin pracy (art. 149 § 2 KP).
• Akt ustalający systemy i rozkłady czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe: układ zbiorowy, regulamin pracy albo obwieszczenie, jeśli firma nie ma układu i nie musi mieć regulaminu (art. 150 § 1 KP).
• Dokumenty dotyczące wypłaty wynagrodzeń i innych świadczeń. Wynagrodzenia są w zakresie kontroli PIP (art. 10 ust. 1 pkt 1), a inspektor może żądać wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy (art. 23 ust. 1 pkt 5). Wynagrodzenie płatne raz w miesiącu wypłaca się najpóźniej w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca (art. 85 KP).

Regulaminy, jeśli obowiązują

• Regulamin pracy musi wprowadzić pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników, chyba że sprawy te reguluje układ zbiorowy (art. 104 § 1(1) KP). Przy 20-49 pracownikach regulamin jest obowiązkowy, jeśli wystąpi o to zakładowa organizacja związkowa (art. 104 § 3). Przy mniejszej liczbie jest dobrowolny (art. 104 § 2).
• Regulamin wynagradzania ustala pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników nieobjętych układem zbiorowym (art. 77(2) § 1 KP). Przy 20-49 pracownikach jest obowiązkowy na wniosek zakładowej organizacji związkowej (art. 77(2) § 1(2)). Poniżej 50 pracowników może być wprowadzony dobrowolnie (art. 77(2) § 1(1)).

BHP i zdrowie

• Ocena ryzyka zawodowego i dokumentacja tej oceny oraz informacja dla pracowników o ryzyku (art. 226 KP).
• Skierowania i orzeczenia lekarskie. Nie można dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia o braku przeciwwskazań (art. 229 § 4 KP). Badania wstępne, okresowe i kontrolne przeprowadza się na podstawie skierowania pracodawcy (art. 229 § 4a). Wyjątki od badań wstępnych zawiera art. 229 § 1(1).
• Dokumenty szkoleń BHP: wstępnych przed dopuszczeniem do pracy i okresowych (art. 237(3) § 2 KP). Szkolenie okresowe nie jest wymagane na stanowiskach administracyjno-biurowych u pracodawców z grup działalności o kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia, chyba że ocena ryzyka wskazuje inaczej (art. 237(3) § 2(2)). Sam pracodawca też odbywa szkolenie BHP (art. 237(3) § 2(1)).
• Wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych, jeśli takie czynniki występują (art. 227 § 1 pkt 2 KP).
• Rejestr wypadków przy pracy (art. 234 § 3 KP) i dokumentacja powypadkowa, przechowywana przez 10 lat (art. 234 § 3(1)).
• Dokumentacja techniczna budowy, przebudowy lub uruchomienia zakładu, maszyn i procesów oraz wyniki ekspertyz, jeśli mają związek z kontrolą (art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o PIP).

Według strony PIP inspektor może się interesować także środkami ochrony indywidualnej, odzieżą i obuwiem roboczym, pracą w nadgodzinach, w niedziele i święta oraz urlopami.

Wyjątki i zastrzeżenia

• Liczba pracowników decyduje o regulaminach. Progi 20 i 50 dotyczą pracowników. Osób na umowach cywilnoprawnych przepisy o regulaminach nie wymieniają.
• Ochrona danych nie jest podstawą odmowy. Według PIP przepisy o ochronie danych osobowych nie pozwalają odmówić inspektorowi żądanych informacji, bo ustawa o PIP wprost daje mu prawo do akt osobowych i dokumentów.
• Tajemnica przedsiębiorstwa. Na twój wniosek protokół zawiera wzmiankę o informacjach objętych tajemnicą przedsiębiorstwa (art. 31 ust. 2 pkt 14 ustawy o PIP).
• Brak dokumentacji to wykroczenie. Nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, jej nieprzechowywanie przez wymagany czas albo pozostawienie w warunkach grożących zniszczeniem jest wykroczeniem z art. 281 § 1 pkt 6-7 KP.
• Lista nie zastępuje przepisów branżowych. Niektóre branże mają dodatkowe obowiązki dokumentacyjne, których ten poradnik nie omawia.

Przykład

Założenia: firma usługowa zatrudnia 35 pracowników na umowach o pracę i 6 osób na umowach zlecenia. Nie ma układu zbiorowego ani związku zawodowego.

Firma nie musi mieć regulaminu pracy ani regulaminu wynagradzania, bo ma mniej niż 50 pracowników, a nie było wniosku związku zawodowego. Systemy i rozkłady czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe musi jednak ustalić w obwieszczeniu (art. 150 § 1 KP). Przygotowuje: akta osobowe 35 pracowników, ewidencję czasu pracy, dokumenty wypłat, orzeczenia lekarskie, dokumenty szkoleń BHP, dokumentację oceny ryzyka zawodowego oraz 6 umów zlecenia z dokumentami dotyczącymi ich wykonania i wypłaty wynagrodzenia.

Dokumenty i terminy

Najczęstsze pytania

Czy mogę przekazać dokumenty elektronicznie?

Tak. Ustawa o PIP mówi o przedłożeniu dokumentów w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 23 ust. 1 pkt 5). Przy kontroli zdalnej czynności mogą odbywać się przez środki komunikacji elektronicznej (art. 26 ust. 5).

Co jeśli jakiegoś dokumentu brakuje?

Nie twórz dokumentów z datą wsteczną. Powiedz inspektorowi, czego brakuje i dlaczego. Uchybienia BHP inspektor może nakazać usunąć w terminie, a inne naruszenia opisać w wystąpieniu. Zobacz Protokół, nakaz, wystąpienie, polecenie i decyzja.

Gdzie znajdę więcej o szkoleniach i badaniach?

W poradniku Badania lekarskie i szkolenia BHP. Zasady ewidencji nadgodzin opisuje poradnik Nadgodziny: dodatki, limit i ewidencja czasu pracy.

Powiązane poradniki

• Kontrola PIP: kogo dotyczy, co może sprawdzić inspektor i jak przebiega?
• Protokół, nakaz, wystąpienie, polecenie i decyzja PIP: czym się różnią?
• Badania lekarskie i szkolenia BHP pracownika: jakie są obowiązkowe, kto za nie płaci i kiedy się odbywają?
• Nadgodziny: kiedy są dozwolone, ile za nie płaci pracodawca i jak je udokumentować?

Źródła

• Kodeks pracy, t.j. Dz.U. 2026 poz. 1245
• Ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy, tekst ujednolicony ISAP (stan 2026-07-31)
• Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, tekst ujednolicony ISAP (stan 2026-07-28)
• PIP: Jak przygotować się do kontroli?

Źródła sprawdzono 15 października 2026. Stan prawny na 15 października 2026.

Historia zmian

• 15 października 2026: Pierwsza publikacja.