Какие документы подготовить к проверке PIP? Перечень с правовым основанием

Кого это касается

Работодателей, которые ожидают проверки или хотят проверить свою документацию, а также предпринимателей без наемных работников, которые пользуются трудом лиц по гражданско-правовым договорам или B2B. Последние подлежат проверке в части охраны труда, легальности трудоустройства и договоров, заключенных в условиях, характерных для трудового договора (art. 13 pkt 1 Закона о Государственной инспекции труда). Перечень не является закрытым: инспектор сам решает, что ему нужно в конкретной проверке. Ход проверки и полномочия инспектора описывает руководство Проверка PIP: кого касается, что может проверить инспектор и как она проходит?

Что делать

1. Установите, кого касается проверка. Составьте список лиц, которые работают или работали на вас, с основанием трудоустройства: трудовой договор (umowa o pracę), договор поручения (umowa zlecenia), договор подряда (umowa o dzieło), B2B. Инспектор может требовать информацию также от бывших работников и сотрудников (art. 23 ust. 1 pkt 3).
2. Подготовьте документы из перечня ниже, с разделением на работников и лиц по другим договорам.
3. Назначьте лицо, которое будет их предоставлять. Документы нужно предоставлять незамедлительно (art. 27 Закона о Государственной инспекции труда).
4. Подготовьте данные для протокола. Протокол содержит, в частности, название, адрес и REGON или NIP фирмы, лицо, представляющее фирму, дату начала деятельности и дату вступления этого лица в должность (art. 31 ust. 2 pkt 1, 3 и 4).
5. Соберите документы предыдущих проверок. Протокол содержит информацию о выполнении прежних решений и представлений PIP (art. 31 ust. 2 pkt 6). Подготовьте предписания (nakaz), представления (wystąpienie) и свои ответы.

Кадровые документы и договоры

• Трудовые договоры или письменное подтверждение их условий. Договор заключается в письменной форме. Если его не заключили письменно, работодатель подтверждает договоренности письменно до допуска к работе (art. 29 § 2 KP).
• Кадровая документация и личные дела, в бумажной или электронной форме (art. 94 pkt 9a KP). Их хранят в течение периода трудоустройства и 10 лет с конца года, в котором трудовые отношения прекратились, если отдельные положения не предусматривают более длительного срока (art. 94 pkt 9b KP). Документация бывших работников тоже может быть предметом проверки.
• Гражданско-правовые договоры и документы, связанные с их выполнением. Инспектор может их требовать на основании art. 23 ust. 1 pkt 5 Закона о Государственной инспекции труда. PIP проверяет выплату минимальной почасовой ставки (art. 10 ust. 1 pkt 15b), а также то, не должен ли договор быть трудовым договором (art. 13 pkt 1, art. 22 § 1 KP).
• Документы о регистрации в социальном страховании. Инспектор проверяет легальность трудоустройства (art. 10 ust. 1 pkt 3 Закона о Государственной инспекции труда). Регистрация в страховании производится в течение 7 дней с момента возникновения обязанности (art. 36 ust. 4 закона о системе социального страхования).

Рабочее время и заработная плата

• Учет рабочего времени каждого работника, который ведется для правильного определения заработной платы (art. 149 § 1 KP). Для работников с задачным рабочим временем, руководящих предприятием и получающих фиксированную доплату за сверхурочные часы или работу в ночное время, часы работы не учитываются (art. 149 § 2 KP).
• Акт, устанавливающий системы и графики рабочего времени и расчетные периоды: коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка (regulamin pracy) или объявление (obwieszczenie), если у фирмы нет коллективного договора и она не обязана иметь правила (art. 150 § 1 KP).
• Документы о выплате заработной платы и других выплат. Заработная плата входит в сферу контроля PIP (art. 10 ust. 1 pkt 1), а инспектор может требовать любые документы, связанные с выполнением работы (art. 23 ust. 1 pkt 5). Заработную плату, выплачиваемую раз в месяц, выплачивают не позднее чем в течение первых 10 дней следующего месяца (art. 85 KP).

Внутренние правила, если они действуют

• Правила внутреннего трудового распорядка обязан ввести работодатель, у которого не менее 50 работников, если эти вопросы не регулирует коллективный договор (art. 104 § 1(1) KP). При 20-49 работниках правила обязательны, если этого требует профсоюзная организация предприятия (art. 104 § 3). При меньшем числе они добровольны (art. 104 § 2).
• Положение об оплате труда (regulamin wynagradzania) устанавливает работодатель, у которого не менее 50 работников, не охваченных коллективным договором (art. 77(2) § 1 KP). При 20-49 работниках оно обязательно по требованию профсоюзной организации предприятия (art. 77(2) § 1(2)). При численности менее 50 работников его можно ввести добровольно (art. 77(2) § 1(1)).

Охрана труда и здоровье

• Оценка профессионального риска, документация этой оценки и информация для работников о риске (art. 226 KP).
• Направления и медицинские заключения. Нельзя допустить к работе работника без действующего заключения об отсутствии противопоказаний (art. 229 § 4 KP). Предварительные, периодические и контрольные медосмотры проводятся на основании направления работодателя (art. 229 § 4a). Исключения из предварительных медосмотров содержит art. 229 § 1(1).
• Документы об обучении по охране труда: вводном до допуска к работе и периодическом (art. 237(3) § 2 KP). Периодическое обучение не требуется на административно-офисных должностях у работодателей из групп деятельности с категорией риска не выше третьей, если оценка риска не указывает иное (art. 237(3) § 2(2)). Сам работодатель тоже проходит обучение по охране труда (art. 237(3) § 2(1)).
• Результаты исследований и измерений вредных факторов, если такие факторы присутствуют (art. 227 § 1 pkt 2 KP).
• Реестр несчастных случаев на производстве (art. 234 § 3 KP) и документация о несчастных случаях, которая хранится 10 лет (art. 234 § 3(1)).
• Техническая документация строительства, перестройки или ввода в эксплуатацию предприятия, машин и процессов, а также результаты экспертиз, если они связаны с проверкой (art. 23 ust. 1 pkt 4 Закона о Государственной инспекции труда).

По данным сайта PIP, инспектор может интересоваться также средствами индивидуальной защиты, рабочей одеждой и обувью, сверхурочной работой, работой в воскресенья и праздничные дни, а также отпусками.

Исключения и оговорки

• Число работников определяет обязательность правил. Пороги 20 и 50 касаются работников. Лиц по гражданско-правовым договорам положения о правилах не упоминают.
• Защита данных не является основанием для отказа. По данным PIP, положения о защите персональных данных не позволяют отказать инспектору в запрашиваемой информации, потому что Закон о Государственной инспекции труда прямо дает ему право на личные дела и документы.
• Коммерческая тайна. По вашему заявлению протокол содержит упоминание об информации, составляющей коммерческую тайну (art. 31 ust. 2 pkt 14 Закона о Государственной инспекции труда).
• Отсутствие документации является правонарушением. Неведение кадровой документации, ее нехранение в течение требуемого срока или оставление в условиях, угрожающих уничтожением, является правонарушением (wykroczenie) по art. 281 § 1 pkt 6-7 KP.
• Перечень не заменяет отраслевых положений. В некоторых отраслях есть дополнительные обязанности по документации, которые это руководство не рассматривает.

Пример

Допущения: сервисная фирма имеет 35 работников по трудовым договорам и 6 лиц по договорам поручения. У нее нет ни коллективного договора, ни профсоюза.

Фирма не обязана иметь правила внутреннего трудового распорядка или положение об оплате труда, потому что у нее менее 50 работников, а требования профсоюза не было. Однако системы и графики рабочего времени и расчетные периоды она должна установить в объявлении (art. 150 § 1 KP). Она готовит: личные дела 35 работников, учет рабочего времени, документы о выплатах, медицинские заключения, документы об обучении по охране труда, документацию оценки профессионального риска, а также 6 договоров поручения с документами об их выполнении и выплате вознаграждения.

Документы и сроки

Частые вопросы

Могу ли я передать документы в электронном виде?

Да. Закон о Государственной инспекции труда говорит о предоставлении документов в бумажной или электронной форме (art. 23 ust. 1 pkt 5). При дистанционной проверке действия могут осуществляться с помощью средств электронной связи (art. 26 ust. 5).

Что делать, если какого-то документа не хватает?

Не составляйте документы задним числом. Скажите инспектору, чего не хватает и почему. Нарушения по охране труда инспектор может предписать устранить в определенный срок, а другие нарушения описать в представлении. Смотрите Протокол, предписание, представление, распоряжение и решение PIP: чем они отличаются?

Где найти больше информации об обучении и медосмотрах?

В руководстве Медицинские осмотры и обучение работника по охране труда (BHP): какие обязательны, кто за них платит и когда они проходят? Правила учета сверхурочных часов описывает руководство Сверхурочная работа: когда она допустима, сколько платит работодатель и как ее документировать?

Связанные руководства

• Проверка PIP: кого касается, что может проверить инспектор и как она проходит?
• Протокол, предписание, представление, распоряжение и решение PIP: чем они отличаются?
• Медицинские осмотры и обучение работника по охране труда (BHP): какие обязательны, кто за них платит и когда они проходят?
• Сверхурочная работа: когда она допустима, сколько платит работодатель и как ее документировать?

Источники (документы на польском языке)

• Kodeks pracy, t.j. Dz.U. 2026 poz. 1245
• Ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy, tekst ujednolicony ISAP (stan 2026-07-31)
• Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, tekst ujednolicony ISAP (stan 2026-07-28)
• PIP: Jak przygotować się do kontroli?

Источники проверены 15 октября 2026 г.. Правовое состояние на 15 октября 2026 г..

История изменений

• 15 октября 2026 г.: Первая публикация.