Які документи підготувати до перевірки PIP? Перелік із правовою підставою

Кого це стосується

Роботодавців, які очікують перевірки або хочуть перевірити свою документацію, а також підприємців без найманих працівників, які користуються працею осіб за цивільно-правовими договорами або B2B. Останні підлягають перевірці щодо охорони праці, легальності працевлаштування та договорів, укладених в умовах, характерних для трудового договору (art. 13 pkt 1 Закону про Державну інспекцію праці). Перелік не є вичерпним: інспектор сам вирішує, що йому потрібно в конкретній перевірці. Перебіг перевірки та повноваження інспектора описує посібник Перевірка PIP: кого стосується, що може перевірити інспектор і як вона проходить?

Що робити

1. Встановіть, кого стосується перевірка. Складіть перелік осіб, які працюють або працювали на вашу користь, із підставою працевлаштування: трудовий договір (umowa o pracę), договір доручення (umowa zlecenia), договір підряду (umowa o dzieło), B2B. Інспектор може вимагати інформацію також від колишніх працівників і співпрацівників (art. 23 ust. 1 pkt 3).
2. Підготуйте документи з переліку нижче, з поділом на працівників і осіб за іншими договорами.
3. Призначте особу, яка їх надасть. Документи треба надавати невідкладно (art. 27 Закону про Державну інспекцію праці).
4. Підготуйте дані для протоколу. Протокол містить, зокрема, назву, адресу та REGON або NIP фірми, особу, яка представляє фірму, дату початку діяльності та дату обіймання посади цією особою (art. 31 ust. 2 pkt 1, 3 і 4).
5. Зберіть документи з попередніх перевірок. Протокол містить інформацію про виконання попередніх рішень і подань PIP (art. 31 ust. 2 pkt 6). Підготуйте приписи (nakaz), подання (wystąpienie) та свої відповіді.

Кадрові документи та договори

• Трудові договори або письмове підтвердження їхніх умов. Договір укладається в письмовій формі. Якщо його не уклали письмово, роботодавець підтверджує домовленості письмово до допуску до роботи (art. 29 § 2 Кодексу праці).
• Кадрова документація та особові справи у паперовій або електронній формі (art. 94 pkt 9a Кодексу праці). Їх зберігають протягом періоду працевлаштування і 10 років від кінця року, у якому трудові відносини припинилися, якщо окремі положення не передбачають довшого строку (art. 94 pkt 9b Кодексу праці). Документація колишніх працівників також може бути предметом перевірки.
• Цивільно-правові договори та документи, пов'язані з їх виконанням. Інспектор може їх вимагати на підставі art. 23 ust. 1 pkt 5 Закону про Державну інспекцію праці. PIP перевіряє виплату мінімальної погодинної ставки (art. 10 ust. 1 pkt 15b), а також те, чи не повинен договір бути трудовим договором (art. 13 pkt 1, art. 22 § 1 Кодексу праці).
• Документи про реєстрацію в соціальному страхуванні. Інспектор перевіряє легальність працевлаштування (art. 10 ust. 1 pkt 3 Закону про Державну інспекцію праці). Реєстрація в страхуванні здійснюється протягом 7 днів від виникнення обов'язку (art. 36 ust. 4 закону про систему соціального страхування).

Робочий час і заробітна плата

• Облік робочого часу кожного працівника, що ведеться для правильного визначення заробітної плати (art. 149 § 1 Кодексу праці). Для працівників із завданнєвим робочим часом, тих, хто керує підприємством від імені роботодавця, і тих, хто отримує фіксовану доплату за понаднормові години або роботу вночі, години роботи не обліковуються (art. 149 § 2 Кодексу праці).
• Акт, що встановлює системи та графіки робочого часу і розрахункові періоди: колективний договір, правила внутрішнього трудового розпорядку (regulamin pracy) або оголошення (obwieszczenie), якщо фірма не має колективного договору і не зобов'язана мати правила (art. 150 § 1 Кодексу праці).
• Документи щодо виплати заробітної плати та інших виплат. Заробітна плата входить до сфери контролю PIP (art. 10 ust. 1 pkt 1), а інспектор може вимагати будь-які документи, пов'язані з виконанням роботи (art. 23 ust. 1 pkt 5). Заробітну плату, що виплачується раз на місяць, виплачують не пізніше ніж протягом перших 10 днів наступного місяця (art. 85 Кодексу праці).

Внутрішні положення, якщо вони діють

• Правила внутрішнього трудового розпорядку мусить запровадити роботодавець, у якого працює щонайменше 50 працівників, якщо ці питання не регулює колективний договір (art. 104 § 1(1) Кодексу праці). За 20-49 працівників правила обов'язкові, якщо цього вимагає профспілкова організація підприємства (art. 104 § 3). За меншої кількості вони добровільні (art. 104 § 2).
• Положення про оплату праці (regulamin wynagradzania) встановлює роботодавець, у якого працює щонайменше 50 працівників, не охоплених колективним договором (art. 77(2) § 1 Кодексу праці). За 20-49 працівників воно обов'язкове на вимогу профспілкової організації підприємства (art. 77(2) § 1(2)). Нижче 50 працівників його можна запровадити добровільно (art. 77(2) § 1(1)).

Охорона праці та здоров'я

• Оцінка професійного ризику, документація цієї оцінки та інформація для працівників про ризик (art. 226 Кодексу праці).
• Направлення та медичні висновки. Не можна допустити до роботи працівника без чинного висновку про відсутність протипоказань (art. 229 § 4 Кодексу праці). Попередні, періодичні та контрольні медогляди проводяться на підставі направлення роботодавця (art. 229 § 4a). Винятки щодо попередніх медоглядів містить art. 229 § 1(1).
• Документи про навчання з охорони праці: вступні до допуску до роботи та періодичні (art. 237(3) § 2 Кодексу праці). Періодичне навчання не вимагається на адміністративно-офісних посадах у роботодавців із груп діяльності з категорією ризику не вищою за третю, якщо оцінка ризику не вказує інакше (art. 237(3) § 2(2)). Сам роботодавець також проходить навчання з охорони праці (art. 237(3) § 2(1)).
• Результати досліджень і вимірювань шкідливих факторів, якщо такі фактори наявні (art. 227 § 1 pkt 2 Кодексу праці).
• Реєстр нещасних випадків на виробництві (art. 234 § 3 Кодексу праці) і документація щодо нещасних випадків, яка зберігається 10 років (art. 234 § 3(1)).
• Технічна документація будівництва, перебудови або введення в експлуатацію підприємства, машин і процесів, а також результати експертиз, якщо вони пов'язані з перевіркою (art. 23 ust. 1 pkt 4 Закону про Державну інспекцію праці).

За даними сайту PIP, інспектор може цікавитися також засобами індивідуального захисту, робочим одягом і взуттям, роботою понад норму, у неділі та святкові дні, а також відпустками.

Винятки та застереження

• Кількість працівників визначає внутрішні положення. Пороги 20 і 50 стосуються працівників. Осіб за цивільно-правовими договорами положення про правила і положення про оплату праці не згадують.
• Захист даних не є підставою для відмови. За даними PIP, положення про захист персональних даних не дозволяють відмовити інспекторові в запитуваній інформації, бо Закон про Державну інспекцію праці прямо надає йому право на особові справи та документи.
• Комерційна таємниця. На вашу вимогу протокол містить згадку про інформацію, що становить комерційну таємницю (art. 31 ust. 2 pkt 14 Закону про Державну інспекцію праці).
• Відсутність документації є правопорушенням. Неведення кадрової документації, її незберігання протягом необхідного часу або залишення в умовах, що загрожують знищенням, є правопорушенням (wykroczenie) за art. 281 § 1 pkt 6-7 Кодексу праці.
• Перелік не замінює галузевих положень. Деякі галузі мають додаткові обов'язки щодо документації, яких цей посібник не розглядає.

Приклад

Припущення: сервісна фірма має 35 працівників за трудовими договорами і 6 осіб за договорами доручення. Вона не має колективного договору ні профспілки.

Фірма не зобов'язана мати правила внутрішнього трудового розпорядку чи положення про оплату праці, бо має менше 50 працівників, а вимоги профспілки не було. Проте системи та графіки робочого часу і розрахункові періоди вона мусить встановити в оголошенні (art. 150 § 1 Кодексу праці). Вона готує: особові справи 35 працівників, облік робочого часу, документи про виплати, медичні висновки, документи про навчання з охорони праці, документацію оцінки професійного ризику, а також 6 договорів доручення з документами щодо їх виконання та виплати винагороди.

Документи та строки

Часті запитання

Чи можу я передати документи в електронному вигляді?

Так. Закон про Державну інспекцію праці говорить про надання документів у паперовій або електронній формі (art. 23 ust. 1 pkt 5). Під час дистанційної перевірки дії можуть відбуватися за допомогою засобів електронної комунікації (art. 26 ust. 5).

Що робити, якщо якогось документа бракує?

Не створюйте документів заднім числом. Скажіть інспекторові, чого бракує і чому. Порушення з охорони праці інспектор може зобов'язати усунути в певний строк, а інші порушення описати в поданні. Див. Протокол, припис, подання, розпорядження та рішення PIP: чим вони відрізняються?

Де знайти більше про навчання та медогляди?

У посібнику Медогляди та навчання працівника з охорони праці (BHP): які обов'язкові, хто за них платить і коли вони проводяться? Правила обліку понаднормових годин описує посібник Понаднормові години: коли вони дозволені, скільки за них платить роботодавець і як їх задокументувати?

Пов'язані посібники

• Перевірка PIP: кого стосується, що може перевірити інспектор і як вона проходить?
• Протокол, припис, подання, розпорядження та рішення PIP: чим вони відрізняються?
• Медогляди та навчання працівника з охорони праці (BHP): які обов'язкові, хто за них платить і коли вони проводяться?
• Понаднормові години: коли вони дозволені, скільки за них платить роботодавець і як їх задокументувати?

Джерела (документи польською мовою)

• Kodeks pracy, t.j. Dz.U. 2026 poz. 1245
• Ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy, tekst ujednolicony ISAP (stan 2026-07-31)
• Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, tekst ujednolicony ISAP (stan 2026-07-28)
• PIP: Jak przygotować się do kontroli?

Джерела перевірено 15 жовтня 2026 р.. Правовий стан на 15 жовтня 2026 р..

Історія змін

• 15 жовтня 2026 р.: Перша публікація.