Kontrola PIP: kogo dotyczy, co może sprawdzić inspektor i jak przebiega?

Kogo to dotyczy

Pracodawców i przedsiębiorców, u których może pojawić się inspektor PIP, oraz osób, które ich reprezentują podczas kontroli. Kontroli podlegają też m.in. agencje zatrudnienia, przedsiębiorcy objęci zakazem handlu w niedziele oraz podmioty, na rzecz których wykonywano zlecenia lub usługi, w zakresie wypłaty minimalnej stawki godzinowej (art. 13 pkt 2-5 ustawy o PIP).

Jak postąpić

1. Sprawdź tożsamość kontrolującego. Kontrolę przeprowadza się po okazaniu legitymacji służbowej (art. 24 ust. 2 ustawy o PIP). U przedsiębiorcy inspektor okazuje też upoważnienie do kontroli (art. 24 ust. 3). Jeśli okoliczności uzasadniają niezwłoczne rozpoczęcie kontroli, wystarczy legitymacja, a upoważnienie trzeba doręczyć najpóźniej w ciągu 7 dni (art. 24 ust. 5).
2. Wskaż osobę do kontaktu i miejsce pracy dla inspektora. Masz obowiązek zapewnić warunki i środki do sprawnej kontroli: niezwłocznie przedstawiać żądane dokumenty, zapewnić terminowe udzielanie informacji, udostępnić urządzenia techniczne i w miarę możliwości oddzielne pomieszczenie (art. 27).
3. Przygotuj dokumenty. Inspektor może żądać akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy, w postaci papierowej lub elektronicznej, także dotyczących osób na umowach cywilnoprawnych (art. 23 ust. 1 pkt 5). Szczegóły w poradniku Jakie dokumenty przygotować do kontroli PIP.
4. Nie utrudniaj czynności. Utrudnianie działalności organu PIP, w szczególności uniemożliwianie wizytacji lub nieudzielanie informacji, jest wykroczeniem z art. 283 § 2 pkt 8 KP. Według PIP nie możesz też odmówić informacji, powołując się na ochronę danych osobowych.
5. Przeczytaj protokół przed podpisaniem. Ustalenia trafiają do protokołu. Przed podpisaniem możesz zgłosić umotywowane zastrzeżenia na piśmie w ciągu 7 dni od przedstawienia protokołu (art. 31 ust. 4-5). Co dalej, opisuje poradnik Protokół, nakaz, wystąpienie, polecenie i decyzja.

Co może sprawdzić inspektor

Zadania PIP obejmują przede wszystkim (art. 10 ust. 1 ustawy o PIP):

• przestrzeganie prawa pracy, w szczególności BHP, przepisów o stosunku pracy, wynagrodzeniach, czasie pracy, urlopach, uprawnieniach rodzicielskich, zatrudnianiu młodocianych i osób niepełnosprawnych (pkt 1),
• legalność zatrudnienia i innej pracy zarobkowej (pkt 3), także cudzoziemców (pkt 4),
• wypłatę wynagrodzenia w wysokości wynikającej z minimalnej stawki godzinowej (pkt 15b),
• obowiązki związane z pracowniczymi planami kapitałowymi (pkt 15d).

PIP nadzoruje też warunki BHP osób pracujących na innej podstawie niż stosunek pracy i osób samozatrudnionych w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę lub przedsiębiorcę (art. 10 ust. 2 pkt 1). Według strony PIP inspektor sprawdza również, czy wykonano środki z poprzednich kontroli.

Uprawnienia inspektora (art. 23 ust. 1 ustawy o PIP)

• swobodny wstęp na teren, do obiektów i pomieszczeń; inspektor nie potrzebuje przepustki i nie podlega rewizji osobistej (art. 26 ust. 4),
• oględziny obiektów, stanowisk pracy, maszyn i przebiegu pracy oraz ich utrwalanie obrazem i dźwiękiem (pkt 2 i 7),
• żądanie transmisji online do kontroli dokumentów, wysłuchania i przesłuchania, w uzasadnionych przypadkach (pkt 2a, od 8.07.2026),
• żądanie pisemnych i ustnych informacji od firmy oraz od obecnych i byłych pracowników i współpracowników, także samozatrudnionych, oraz ich przesłuchiwanie (pkt 3),
• żądanie dokumentacji technicznej, wyników badań i pomiarów oraz próbek materiałów (pkt 4),
• wykonywanie odpisów, kopii, zestawień i obliczeń z dokumentów, a w razie potrzeby żądanie ich od firmy (pkt 8),
• sprawdzanie tożsamości osób pracujących lub przebywających na terenie zakładu i żądanie oświadczeń o legalności zatrudnienia (pkt 9),
• korzystanie z pomocy biegłych, specjalistów i akredytowanych laboratoriów (pkt 10).

Wyjątki i zastrzeżenia

• Bez uprzedzenia, ale zwykle ze zgłoszeniem. Przed czynnościami inspektor zgłasza swoją obecność, chyba że zgłoszenie mogłoby wpłynąć na wynik kontroli (art. 26 ust. 3). Według PIP inspektor może też wcześniej zapowiedzieć kontrolę telefonicznie, pisemnie lub e-mailem.
• Miejsce kontroli. Kontrola odbywa się w siedzibie firmy oraz w innych miejscach wykonywania zadań lub przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych. Część czynności inspektor może wykonać w siedzibie PIP (art. 26 ust. 1-2).
• Kontrola zdalna. Jest dopuszczalna w uzasadnionych przypadkach, jeśli nie stoi w sprzeczności z celem kontroli, a może ją usprawnić albo przemawia za tym charakter działalności. Odbywa się przez operatora pocztowego lub środki komunikacji elektronicznej (art. 26 ust. 5). Legitymację okazuje się wtedy, a upoważnienie przekazuje elektronicznie (ust. 7). Forma zdalna nie ogranicza uprawnień inspektora (ust. 6).
• Skarga pracownika pozostaje tajemnicą. Inspektor nie ujawnia, że kontrola wynika ze skargi, chyba że skarżący wyrazi pisemną zgodę (art. 44 ust. 3). Może też postanowić o zachowaniu w tajemnicy danych osoby udzielającej informacji. Pracodawcy przysługuje zażalenie w ciągu 3 dni do okręgowego inspektora pracy (art. 23 ust. 2-4).
• Nowa legitymacja dopiero od 2027 r. Zarządzenie nr 12 Marszałka Sejmu z 21.09.2026 (M.P. 2026 poz. 939) ustala nowy wzór legitymacji, ale wchodzi w życie 1.01.2027 (§ 4). Do tego czasu obowiązuje dotychczasowy wzór. Legitymacje wydane wcześniej zachowują ważność nie dłużej niż przez rok od wejścia zarządzenia w życie (§ 2). Nowa legitymacja to plastikowa karta w formacie ID-1 ze zdjęciem, numerem, imieniem, nazwiskiem, stanowiskiem, terenem działania, datą ważności i kodem QR (załącznik do zarządzenia).
• Pouczenie zamiast sankcji. Wobec pracodawcy rozpoczynającego działalność, jeśli nie ma bezpośredniego zagrożenia życia lub zdrowia ani umyślnego wykroczenia, inspektor może w uzasadnionych przypadkach poprzestać na ustnym pouczeniu i oświadczeniu o terminie usunięcia uchybień (art. 37a).
• Kontrole wszczęte przed 8.07.2026 prowadzi się według przepisów dotychczasowych (art. 13 ustawy z 11.03.2026).
• Prawo przedsiębiorców. Ustawa o PIP odwołuje się w art. 37b do niektórych przepisów ustawy Prawo przedsiębiorców o kontroli. Ten poradnik nie omawia, w jakim zakresie te przepisy stosuje się do kontroli PIP. Przy wątpliwościach zapytaj inspektora o podstawę prawną albo skonsultuj się z prawnikiem.

Przykład

Założenia: jednoosobowa firma budowlana nie zatrudnia pracowników na etat. Do lutego 2026 współpracowała z dwiema osobami na umowach zlecenia, obecnie z nikim. Inspektor rozpoczyna kontrolę 15.10.2026.

Firma nie jest pracodawcą, ale w roku przed rozpoczęciem kontroli pracowały na jej rzecz osoby fizyczne. Podlega więc kontroli w zakresie BHP, legalności zatrudnienia i zawierania umów cywilnoprawnych w warunkach właściwych dla umowy o pracę (art. 13 pkt 1). Inspektor może żądać umów zlecenia i dokumentów związanych z ich wykonywaniem oraz przesłuchać byłych zleceniobiorców (art. 23 ust. 1 pkt 3 i 5).

Dokumenty i terminy

Najczęstsze pytania

Czy inspektor może kontrolować osoby na B2B?

W zakresie zawierania umów w warunkach właściwych dla umowy o pracę tak. Kontrola może objąć przedsiębiorcę, na rzecz którego pracują lub w ostatnim roku pracowały osoby prowadzące działalność gospodarczą (art. 13 pkt 1). Zobacz Jak PIP stwierdza stosunek pracy decyzją.

Co grozi za wykryte naruszenia?

Inspektor może wydać nakazy, wystąpienie lub polecenia, a za wykroczenia nałożyć mandat albo skierować wniosek o ukaranie do sądu. Kwoty opisuje poradnik Mandat i grzywna za naruszenie praw pracownika.

Powiązane poradniki

• Jakie dokumenty przygotować do kontroli PIP? Lista z podstawą prawną
• Protokół, nakaz, wystąpienie, polecenie i decyzja PIP: czym się różnią?
• Mandat i grzywna za naruszenie praw pracownika: ile wynoszą i co z odmową przyjęcia?
• Jak PIP stwierdza istnienie stosunku pracy: kontrola, polecenie i decyzja OIP krok po kroku

Źródła

• Ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy, tekst ujednolicony ISAP (stan 2026-07-31)
• Ustawa z 11.03.2026 o zmianie ustawy o PIP, Dz.U. 2026 poz. 473
• Zarządzenie nr 12 Marszałka Sejmu z 21.09.2026 w sprawie wzoru legitymacji służbowej pracownika PIP, M.P. 2026 poz. 939
• Metadane ELI M.P. 2026 poz. 939
• Kodeks pracy, t.j. Dz.U. 2026 poz. 1245
• PIP: Jak przygotować się do kontroli?

Źródła sprawdzono 15 października 2026. Stan prawny na 15 października 2026.

Historia zmian

• 15 października 2026: Pierwsza publikacja.