Jakie obowiązki i jakie prawa ma pracodawca wobec pracowników?

Kogo to dotyczy

Każdego, kto zatrudnia choćby jedną osobę na umowę o pracę. Przedsiębiorca korzystający tylko ze zleceń lub B2B nie ma obowiązków z Kodeksu pracy wobec tych osób, ale podlega kontroli PIP w zakresie BHP, legalności zatrudnienia i umów cywilnoprawnych.

Obowiązki pracodawcy

Katalog z art. 94 KP

Pracodawca jest obowiązany w szczególności:

• zaznajamiać nowych pracowników z zakresem obowiązków, sposobem wykonywania pracy i uprawnieniami (pkt 1) oraz informować o warunkach zatrudnienia (pkt 1a),
• organizować pracę tak, aby w pełni wykorzystać czas pracy (pkt 2) i zmniejszać jej uciążliwość (pkt 2a),
• przeciwdziałać dyskryminacji w zatrudnieniu (pkt 2b); od 5.11.2026 także wszelkiemu nierównemu traktowaniu i mobbingowi, a nowy pkt 2c doda ochronę godności i dóbr osobistych,
• zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy i prowadzić szkolenia BHP (pkt 4),
• terminowo i prawidłowo wypłacać wynagrodzenie (pkt 5),
• ułatwiać podnoszenie kwalifikacji (pkt 6), pomagać absolwentom (pkt 7), zaspokajać w miarę środków potrzeby socjalne (pkt 8) i stosować obiektywne kryteria oceny (pkt 9),
• prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą, papierowo lub elektronicznie (pkt 9a), z zachowaniem poufności, integralności, kompletności i dostępności, przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku, w którym umowa się rozwiązała (pkt 9b),
• wpływać na kształtowanie zasad współżycia społecznego (pkt 10).

Równe traktowanie i mobbing

Pracodawca udostępnia pracownikom tekst przepisów o równym traktowaniu (art. 94(1) KP) i informuje o możliwości zatrudnienia w pełnym lub niepełnym wymiarze, o awansach i wolnych stanowiskach (art. 94(2) KP). Ma obowiązek przeciwdziałać mobbingowi (art. 94(3) § 1 KP). Od 5.11.2026 obowiązek obejmuje prewencję, wykrywanie, reagowanie i wsparcie, a pracodawca zatrudniający co najmniej 10 pracowników ustala procedury antymobbingowe i antydyskryminacyjne w układzie, regulaminie pracy albo odrębnym regulaminie (art. 94(3a) § 1 KP). Szczegóły: Mobbing w pracy.

Umowa i informacja o warunkach zatrudnienia

Umowę zawiera się na piśmie, a jeżeli tego nie zrobiono, pracodawca przed dopuszczeniem do pracy potwierdza na piśmie strony, rodzaj umowy i warunki (art. 29 § 2 KP). W ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy informuje, papierowo lub elektronicznie, o normach czasu pracy, przerwach, odpoczynku, nadgodzinach, składnikach wynagrodzenia, urlopie i zasadach rozwiązania umowy (art. 29 § 3 pkt 1 KP), a w ciągu 30 dni o instytucji zabezpieczenia społecznego (art. 29 § 3 pkt 2 KP). Przed wyjazdem pracownika za granicę na dłużej niż 4 tygodnie przekazuje dodatkowe informacje (art. 29(1) § 2 KP). Brak pisemnego potwierdzenia umowy i rażące naruszenie obowiązku informacyjnego to wykroczenia (art. 281 § 1 pkt 2 i 2a KP). Zobacz Praca bez umowy na piśmie.

Zgłoszenie do ZUS

Pracownika zgłasza się do ubezpieczeń społecznych w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia (art. 36 ust. 2 i 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Niezgłoszenie wymaganych danych jest wykroczeniem z art. 98 ust. 1 pkt 2 tej ustawy.

Badania lekarskie i szkolenia BHP

Osoby przyjmowane do pracy podlegają badaniom wstępnym, a pracownicy okresowym i kontrolnym po chorobie dłuższej niż 30 dni (art. 229 § 1-2 KP). Nie wolno dopuścić do pracy osoby bez aktualnego orzeczenia o braku przeciwwskazań (art. 229 § 4 KP). Badania odbywają się na koszt pracodawcy (art. 229 § 6 KP). Szkolenie BHP przed dopuszczeniem do pracy i szkolenia okresowe odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy (art. 237(3) § 2-3 KP). Wyjątki i terminy: Badania lekarskie i szkolenia BHP.

Bezpieczeństwo i higiena pracy

Pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan BHP; nie zwalnia go z niej powierzenie zadań zewnętrznej służbie BHP (art. 207 § 1 KP). Ma organizować pracę bezpiecznie, egzekwować przepisy BHP i wykonywać nakazy organów nadzoru (art. 207 § 2 KP). Koszty BHP nie mogą obciążać pracowników (art. 207 § 2(1) KP). Informuje o zagrożeniach i o osobach wyznaczonych do pierwszej pomocy i ewakuacji (art. 207(1) KP) oraz ocenia i dokumentuje ryzyko zawodowe (art. 226 KP). Co sprawdza inspektor: Jakie dokumenty przygotować do kontroli PIP.

Wypłata wynagrodzenia

Wynagrodzenie wypłaca się co najmniej raz w miesiącu, w stałym terminie, najpóźniej w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca (art. 85 § 1-2 KP). Na żądanie pracownika pracodawca udostępnia dokumenty, na podstawie których obliczył pensję (art. 85 § 5 KP). Wypłata następuje na rachunek, chyba że pracownik wniósł o wypłatę do rąk własnych (art. 86 § 3 KP). Ekwiwalent za urlop wypłaca się w terminie wypłaty, a jeżeli przypada on przed rozwiązaniem umowy, w ciągu 10 dni od rozwiązania (art. 171 § 4-5 KP). Niewypłacenie w terminie to wykroczenie (art. 282 § 1 pkt 1 KP).

Ewidencja czasu pracy

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy i udostępnia ją na żądanie pracownika (art. 149 § 1 KP). Rozkład czasu pracy sporządza na co najmniej miesiąc i przekazuje co najmniej tydzień wcześniej (art. 129 § 3 KP). Naruszanie przepisów o czasie pracy i nieprowadzenie dokumentacji to wykroczenia (art. 281 § 1 pkt 5 i 6 KP). Zobacz Nadgodziny.

Regulamin pracy

Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników wprowadza regulamin pracy, chyba że te sprawy reguluje układ zbiorowy (art. 104 § 1(1) KP). Przy 20-49 pracownikach musi, jeżeli zażąda tego zakładowa organizacja związkowa (art. 104 § 3 KP). Regulamin określa m.in. systemy i rozkłady czasu pracy, porę nocną, termin i miejsce wypłaty, obowiązki BHP i informacje o karach porządkowych (art. 104(1) KP).

Świadectwo pracy

W dniu ustania stosunku pracy pracodawca wydaje świadectwo, chyba że w ciągu 7 dni nawiąże z pracownikiem kolejny stosunek pracy (art. 97 § 1 KP). Wydania nie można uzależnić od rozliczenia się pracownika (art. 97 § 1(3) KP). Niewydanie w terminie to wykroczenie (art. 282 § 1 pkt 3 KP). Dokument przygotujesz w generatorze świadectwa pracy.

Prawa pracodawcy

• Polecenia. Pracownik wykonuje polecenia dotyczące pracy, jeżeli nie są sprzeczne z prawem lub umową (art. 100 § 1 KP). Pracodawca kieruje pracą i wyznacza jej miejsce i czas (art. 22 § 1 KP).
• Organizacja czasu pracy w granicach norm z art. 129 KP; nadgodziny w przypadkach z art. 151 § 1 KP.
• Kary porządkowe. Upomnienie lub nagana, a w przypadkach z art. 108 § 2 KP kara pieniężna do jednodniowego wynagrodzenia za jedno przekroczenie (art. 108 § 1-3 KP). Karę stosuje się po wysłuchaniu pracownika, w ciągu 2 tygodni od dowiedzenia się o naruszeniu i 3 miesięcy od naruszenia (art. 109 KP).
• Monitoring. Gdy jest to niezbędne dla bezpieczeństwa, ochrony mienia, kontroli produkcji lub tajemnicy, pracodawca może wprowadzić monitoring wizyjny (art. 22(2) § 1 KP) i monitoring służbowej poczty (art. 22(3) § 1 KP). Zasady ustala w układzie, regulaminie albo obwieszczeniu i informuje pracowników 2 tygodnie przed uruchomieniem (art. 22(2) § 6-7 KP).
• Kontrola trzeźwości. Gdy jest to niezbędne dla ochrony życia, zdrowia lub mienia, pracodawca może wprowadzić kontrolę trzeźwości (art. 22(1c) § 1 KP), po ustaleniu zasad i poinformowaniu pracowników 2 tygodnie wcześniej (art. 22(1c) § 10-11 KP).
• Zwolnienie z obowiązku pracy. W związku z wypowiedzeniem pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy do końca okresu wypowiedzenia, z zachowaniem wynagrodzenia (art. 36(2) KP).
• Wypowiedzenie. Z podaniem przyczyny, pouczeniem i po konsultacji związkowej, z wyjątkami dla osób chronionych: Wypowiedzenie przez pracodawcę, Okres wypowiedzenia, generator wypowiedzenia.

Jak postąpić

1. Przed pierwszym dniem pracy: umowa na piśmie, badania wstępne, szkolenie BHP, informacja o monitoringu i kontroli trzeźwości, jeżeli są stosowane.
2. W ciągu 7 dni: zgłoszenie do ZUS i informacja o warunkach zatrudnienia; w ciągu 30 dni informacja o instytucji zabezpieczenia społecznego.
3. Na bieżąco: ewidencja czasu pracy, rozkłady z tygodniowym wyprzedzeniem, wypłata w stałym terminie, dokumentacja, szkolenia i badania okresowe.
4. Przy zakończeniu umowy: świadectwo pracy w dniu ustania zatrudnienia, ekwiwalent za urlop (art. 171 KP).

Wyjątki i zastrzeżenia

• Zmiany od 5.11.2026. Ustawa z 19.06.2026 (Dz.U. 2026 poz. 1046) zmienia art. 94 pkt 2b i art. 94(3), dodaje art. 94(3a) i rozszerza treść regulaminu pracy (art. 104(1) § 1 pkt 10 KP). Termin na procedury antymobbingowe wynika z jej przepisów przejściowych.
• Wykroczenia. Naruszenia przepisów o stosunku pracy, czasie pracy i dokumentacji (art. 281 KP), o wynagrodzeniu, urlopie i świadectwie (art. 282 KP) oraz o BHP (art. 283 KP) są zagrożone grzywną od 2000 zł do 60 000 zł. Inspektor może nałożyć mandat albo skierować wniosek o ukaranie do sądu (art. 37 ust. 1 ustawy o PIP). Kwoty: Mandat i grzywna.
• Nakazy PIP. Inspektor może nakazać wypłatę należnego wynagrodzenia (art. 11 ust. 1 pkt 7 ustawy o PIP); niewykonanie nakazu jest wykroczeniem (art. 283 § 2 pkt 7 KP).
• Umowy cywilnoprawne. Zawarcie zlecenia lub B2B w warunkach z art. 22 § 1 KP to wykroczenie (art. 281 § 1 pkt 1 KP), a od 8.07.2026 okręgowy inspektor pracy może decyzją stwierdzić stosunek pracy: Jak PIP stwierdza stosunek pracy.

Przykład

Założenia: firma zatrudnia 12 pracowników, nie ma regulaminu pracy ani układu zbiorowego. Nowa osoba zaczyna pracę w poniedziałek.

Przed poniedziałkiem pracodawca podpisuje umowę, kieruje pracownika na badania wstępne i organizuje szkolenie BHP. Najpóźniej w następny poniedziałek zgłasza go do ZUS i przekazuje informację o warunkach zatrudnienia, w tym o terminie i miejscu wypłaty, bo nie ma regulaminu (art. 29 § 3 pkt 1 lit. m KP). Ponieważ zatrudnia co najmniej 10 osób, od 5.11.2026 będzie musiał ustalić reguły przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji (art. 94(3a) KP).

Dokumenty i terminy

Najczęstsze pytania

Czy mogę wysłać informację o warunkach zatrudnienia e-mailem?

Tak, jeżeli pracownik może ją wydrukować i przechować, a Ty zachowasz dowód przekazania lub otrzymania (art. 29 § 3(4) KP).

Przydatne narzędzia

• Generator wniosku o świadectwo pracy
• Generator wypowiedzenia umowy o pracę

Powiązane poradniki

• Kontrola PIP: kogo dotyczy, co może sprawdzić inspektor i jak przebiega?
• Jakie dokumenty przygotować do kontroli PIP? Lista z podstawą prawną
• Mandat i grzywna za naruszenie praw pracownika: ile wynoszą i co z odmową przyjęcia?
• Badania lekarskie i szkolenia BHP pracownika: jakie są obowiązkowe, kto za nie płaci i kiedy się odbywają?
• Pracuję bez umowy na piśmie. Co to oznacza i co mogę zrobić?
• Mobbing w pracy: jakie dowody zbierać i gdzie szukać pomocy?

Źródła

• Kodeks pracy, t.j. Dz.U. 2026 poz. 1245 (art. 22(1c), 22(2), 22(3), 29, 29(1), 36(2), 85, 86, 94, 94(1), 94(2), 94(3), 94(3a), 97, 100, 104, 104(1), 108, 109, 129, 149, 151, 171, 207, 207(1), 226, 229, 237(3), 281, 282, 283)
• Metryka ELI ustawy z 19.06.2026, Dz.U. 2026 poz. 1046 (zmiany od 5.11.2026)
• Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, tekst ujednolicony ISAP (art. 36, 98)
• Ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy, tekst ujednolicony ISAP (art. 10, 11, 37)

Źródła sprawdzono 16 października 2026. Stan prawny na 16 października 2026.

Historia zmian

• 16 października 2026: Pierwsza publikacja.