Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie?

Kogo to dotyczy

Pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę i ich pracodawców. Urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego, a nie dodatkowym urlopem. Nie dotyczy umowy zlecenia ani B2B, bo tam przepisy Kodeksu pracy o urlopie nie mają zastosowania.

Jak postąpić

1. Policz dni. Masz najwyżej 4 dni urlopu na żądanie w roku kalendarzowym. Limit jest łączny, niezależnie od liczby pracodawców, u których pracujesz w tym roku w kolejnych stosunkach pracy (art. 167(3) KP). Te dni pochodzą z Twojego zwykłego wymiaru urlopu.
2. Zgłoś żądanie na czas. Kodeks mówi: najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Sąd Najwyższy wyjaśnił, że chodzi o zgłoszenie przed godziną, o której masz zacząć pracę według swojego rozkładu, i to w takich godzinach, w których ktoś po stronie pracodawcy może urlopu udzielić (wyrok z 15.11.2006, I PK 128/06). Zgłoś je jak najwcześniej.
3. Sprawdź regulamin pracy i praktykę w firmie. Według SN regulamin lub zwyczaj zakładowy mogą pozwolić na późniejsze zgłoszenie, ale nie mogą wymagać zgłoszenia dzień wcześniej (I PK 128/06). Kodeks nie określa formy żądania. Wybierz sposób, który zostawia ślad: e-mail, SMS, system kadrowy.
4. Poczekaj na odpowiedź. Pracownik nie może rozpocząć urlopu na żądanie, dopóki pracodawca go nie udzieli (II PK 123/09). Jeśli nikt nie odpowiada, zadzwoń do przełożonego albo osoby upoważnionej i potwierdź to na piśmie.
5. Gdy pracodawca odmawia, poproś o powód. Odmowa powinna wynikać ze szczególnych okoliczności po stronie pracodawcy. Sam fakt, że w firmie jest dużo pracy, nie musi wystarczyć. W orzeczeniu I PK 128/06 SN jako przykład podał sytuację, w której znaczna część załogi żąda urlopu tego samego dnia. Wskazał też na możliwość powołania się na nadużycie prawa przez pracownika (art. 8 KP).
6. Jeżeli odmowa i tak nie pozwala Ci przyjść do pracy (np. nagła sprawa rodzinna), sprawdź, czy przysługuje Ci inne zwolnienie od pracy albo inna podstawa usprawiedliwienia nieobecności. Zawiadom pracodawcę o przyczynie nieobecności niezwłocznie, najpóźniej w drugim dniu (§ 2 ust. 2 rozporządzenia o usprawiedliwianiu nieobecności).
7. Gdy odmowy się powtarzają bez uzasadnienia, opisz je w skardze do PIP. PIP kontroluje przestrzeganie przepisów o urlopach. Skargę przygotujesz w generatorze.

Konsekwencje samowolnej nieobecności

Jeśli nie przyjdziesz do pracy bez udzielonego urlopu, pracodawca może uznać nieobecność za nieusprawiedliwioną. Możliwe skutki:

• Brak wynagrodzenia za ten dzień. Wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, a za czas jej niewykonywania tylko wtedy, gdy przepisy tak stanowią (art. 80 KP).
• Kara porządkowa (art. 108 KP): upomnienie, nagana, a za opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia także kara pieniężna. Kara pieniężna za dzień nieobecności nie może być wyższa niż jednodniowe wynagrodzenie, a wszystkie kary pieniężne łącznie nie mogą przekroczyć 1/10 wynagrodzenia do wypłaty po potrąceniach z art. 87 § 1 pkt 1-3. Pracodawca musi Cię wcześniej wysłuchać i zawiadomić na piśmie (art. 109-110). Masz 7 dni na sprzeciw, a po jego odrzuceniu 14 dni na pozew do sądu pracy (art. 112).
• Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków (art. 52 § 1 pkt 1 KP). SN zauważył, że samowolne rozpoczęcie urlopu na żądanie mogłoby w pewnych okolicznościach zostać tak ocenione (I PK 128/06). Nie jest to skutek automatyczny. Liczą się okoliczności: czy zgłosiłeś żądanie na czas, czy pracodawca podał rzeczywisty powód odmowy, czy zostałeś uprzedzony. Pracodawca ma na takie rozwiązanie miesiąc od dowiedzenia się o przyczynie (art. 52 § 2). Odwołanie do sądu pracy wnosi się w ciągu 21 dni.

Wyjątki i zastrzeżenia

• Choroba. Urlopu, także na żądanie, nie udziela się pracownikowi niezdolnemu do pracy z powodu choroby (II PK 123/09). Jeśli jesteś na L4, nie zamienisz ostatniego dnia zwolnienia na urlop na żądanie.
• Plan urlopów i termin 30 września. Urlopu na żądanie nie obejmuje plan urlopów (art. 163 § 1 KP). Nie dotyczy go też termin wykorzystania urlopu zaległego do 30 września następnego roku (art. 168 KP).
• Niewykorzystane dni. Jeśli nie skorzystasz z urlopu na żądanie, dni nie przepadają, bo nadal są częścią Twojego urlopu wypoczynkowego. Nie przechodzą jednak jako dodatkowe dni „na żądanie” na kolejny rok, bo limit 4 dni liczy się w każdym roku kalendarzowym. To nasz wniosek z przepisów i wyroku II PK 123/09.
• Pracodawco: nieudzielanie przysługującego urlopu wypoczynkowego jest wykroczeniem z art. 282 § 1 pkt 2 KP (grzywna od 2000 do 60 000 zł). Czy pojedyncza odmowa urlopu na żądanie bez szczególnych okoliczności wypełnia ten przepis, Kodeks nie mówi wprost. Odmowę uzasadnij konkretnie i zachowaj dokumentację.
• Kiedy po poradę. Jeżeli pracodawca rozwiązał z Tobą umowę albo nałożył karę za nieobecność w dniu żądanego urlopu, sprawa zależy od szczegółów. Skorzystaj z bezpłatnej porady PIP albo pomocy prawnika, zanim minie termin 21 dni lub 7 dni.

Przykład

Założenia: pracownik biurowy na pełen etat zaczyna pracę o 8:00. W regulaminie pracy nie ma osobnych zasad zgłaszania urlopu na żądanie. W tym roku nie korzystał jeszcze z tego urlopu. O 7:15 wysyła przełożonemu SMS z żądaniem urlopu na ten dzień.

Żądanie zostało zgłoszone przed rozpoczęciem pracy, więc zgodnie z wyrokiem I PK 128/06 jest terminowe. Przełożony odpisuje o 7:40, że urlopu udziela. Nieobecność jest usprawiedliwiona, a pracownikowi zostają 3 dni urlopu na żądanie w tym roku. Gdyby przełożony odmówił, powołując się na szczególną sytuację w firmie, pracownik powinien przyjść do pracy albo wskazać inną podstawę usprawiedliwienia nieobecności.

Dokumenty i terminy

Najczęstsze pytania

Czy muszę podać powód, dla którego chcę urlopu na żądanie?

Kodeks nie wymaga podania powodu. Według SN odmowa może opierać się na szczególnych okolicznościach po stronie pracodawcy (II PK 123/09).

Czy pracodawca może zażądać, żebym zgłaszał urlop na żądanie dzień wcześniej?

Według SN regulamin nie może wymagać zgłoszenia dzień wcześniej, bo byłoby to mniej korzystne niż Kodeks (I PK 128/06).

Czy pracodawca może odwołać mnie z urlopu na żądanie?

W uzasadnieniu wyroku I PK 128/06 SN stwierdził, że do urlopu na żądanie nie ma podstaw stosować przepisu o odwołaniu z urlopu (art. 167 § 1 KP), ze względu na charakter tego urlopu. To stanowisko sądu, a nie wyraźny przepis.

Co, jeśli pracodawca wysyła mnie na urlop, o który nie prosiłem?

To inna sytuacja. Zobacz Czy pracodawca może wysłać mnie na przymusowy urlop?.

Przydatne narzędzia

• Generator skargi do PIP

Powiązane poradniki

• Czy pracodawca może wysłać mnie na przymusowy urlop?
• Ekwiwalent za niewykorzystany urlop: kiedy przysługuje, jak go policzyć i kiedy trzeba go wypłacić
• Jak złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy?
• Jak uzyskać bezpłatną poradę prawną w PIP?

Źródła

• Kodeks pracy, t.j. Dz.U. 2026 poz. 1245 (art. 52, 80, 87, 100, 104(1), 108-112, 152, 163, 167(2), 167(3), 168, 282)
• Sąd Najwyższy, wyrok z 28.10.2009, II PK 123/09
• Sąd Najwyższy, wyrok z 15.11.2006, I PK 128/06
• Rozporządzenie MPiPS z 15.05.1996 w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy, t.j. Dz.U. 2014 poz. 1632

Źródła sprawdzono 15 października 2026. Stan prawny na 15 października 2026.

Historia zmian

• 15 października 2026: Pierwsza publikacja.