Ekwiwalent za niewykorzystany urlop: kiedy przysługuje, jak go policzyć i kiedy trzeba go wypłacić

Kogo to dotyczy

• Pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, których umowa się kończy (wypowiedzenie, porozumienie, upływ czasu, wygaśnięcie), a zostały im dni urlopu, także zaległego.
• Pracodawców i osób rozliczających płace, które muszą policzyć i wypłacić ekwiwalent.

Ekwiwalent to świadczenie z umowy o pracę. Przy umowie zlecenia przepisy Kodeksu pracy o urlopie nie mają zastosowania.

Jak postąpić

1. Ustal, ile dni urlopu zostało. W roku, w którym kończy się umowa, urlop u dotychczasowego pracodawcy przysługuje w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego w tym roku (art. 155(1) § 1 pkt 1 KP). Do tego dolicz niewykorzystany urlop zaległy.
2. Sprawdź, czy urlop nie zostanie wykorzystany w okresie wypowiedzenia. Jeżeli pracodawca udzieli Ci urlopu w okresie wypowiedzenia, masz obowiązek go wykorzystać (art. 167(1) KP). Wtedy za te dni ekwiwalentu nie będzie.
3. Przelicz dni na godziny. Jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy (art. 154(2) § 2 KP). 5 dni to 40 godzin.
4. Ustal podstawę. Stałe składniki miesięczne bierze się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu (§ 15 rozporządzenia). Zmienne składniki za okresy do 1 miesiąca bierze się ze średniej z 3 miesięcy przed tym miesiącem (§ 16), a składniki za okresy dłuższe niż miesiąc ze średniej z 12 miesięcy (§ 17). Niektórych wypłat się nie wlicza, np. jednorazowych nagród za konkretne osiągnięcie, nagród jubileuszowych, wynagrodzenia za czas choroby i za czas urlopu (§ 6 w związku z § 14).
5. Policz ekwiwalent według § 18 rozporządzenia:
   • suma miesięcznych wynagrodzeń : współczynnik = ekwiwalent za 1 dzień urlopu,
   • ekwiwalent za 1 dzień : dobowa norma czasu pracy pracownika (zwykle 8) = ekwiwalent za 1 godzinę,
   • ekwiwalent za 1 godzinę × liczba godzin niewykorzystanego urlopu = ekwiwalent.
6. Użyj współczynnika z roku, w którym powstało prawo do ekwiwalentu. Współczynnik ustala się odrębnie dla każdego roku kalendarzowego (§ 19 ust. 1). Dla 2026 r. wyliczenie redakcji podajemy niżej.
7. Pilnuj terminu wypłaty. Pracodawca wypłaca ekwiwalent w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85 KP (art. 171 § 4). Jeżeli ten termin przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia umowy, wypłata następuje w ciągu 10 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia. Gdy ten dziesiąty dzień jest wolny od pracy, ekwiwalent wypłaca się dzień wcześniej (art. 171 § 5).
8. Gdy pieniędzy nie ma. Wyślij pracodawcy pisemne wezwanie do zapłaty. Możesz też złożyć skargę do PIP albo pozew do sądu pracy. Niewypłacenie w terminie świadczenia przysługującego pracownikowi jest wykroczeniem z art. 282 § 1 pkt 1 KP (grzywna od 2000 do 60 000 zł).

Współczynnik urlopowy na 2026 r. (wyliczenie redakcji)

Żaden akt prawny nie ogłasza wartości współczynnika. Według § 19 ust. 2 rozporządzenia od liczby dni w roku odejmuje się niedziele, święta oraz dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a wynik dzieli przez 12.

Dane na 2026 r.:

Święta wypadające od poniedziałku do piątku w 2026 r.: 1 stycznia, 6 stycznia, 6 kwietnia, 1 maja, 4 czerwca, 11 listopada, 24 grudnia i 25 grudnia. Od 1 lutego 2025 r. 24 grudnia (Wigilia) jest dniem wolnym od pracy (ustawa o dniach wolnych od pracy, t.j. Dz.U. 2025 poz. 296).

Obliczenie: 365 - 52 niedziele - 52 soboty - 8 świąt w dni robocze - 2 dni wolne za święta w soboty = 251 dni. 251 : 12 = 20,92 (dokładnie 20,9166...).

Skąd odjęcie 2 dni za święta w soboty? Każde święto przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin (art. 130 § 2 KP). W pięciodniowym tygodniu pracy święto w sobotę oznacza więc dodatkowy dzień wolny z rozkładu. Tak liczony współczynnik odpowiada liczbie dni pracy w 2026 r. (251).

Zastrzeżenie: jeżeli ktoś odejmie tylko 52 soboty i nie uwzględni dodatkowych dni wolnych za święta w soboty, otrzyma 253 : 12 = 21,08. Przepis nie rozstrzyga tego wprost. Przyjęliśmy 20,92 z powodu art. 130 § 2 KP. Rozporządzenie nie mówi też, do ilu miejsc po przecinku zaokrąglać.

Wyjątki i zastrzeżenia

• Kolejna umowa u tego samego pracodawcy. Pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu, jeżeli strony postanowią, że urlop zostanie wykorzystany w ramach kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej (art. 171 § 3 KP). Przepis dotyczy tego samego pracodawcy, a nie nowego.
• Urlop wykorzystany „na zapas”. Jeżeli przed odejściem wykorzystałeś urlop w wymiarze wyższym niż proporcjonalny, ekwiwalentu nie ma (art. 155(1) § 1 pkt 1 KP).
• Niepełny etat. Współczynnik obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy (§ 19 ust. 3 rozporządzenia). Przy pół etatu w 2026 r. to 20,92 × 0,5 = 10,46.
• Ekwiwalentu nie można „wybrać” w trakcie zatrudnienia. Przysługuje tylko z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
• Przedawnienie. Roszczenie o ekwiwalent przedawnia się z upływem 3 lat od dnia, w którym stało się wymagalne (art. 291 § 1 KP). Za dzień wymagalności uważamy dzień, w którym ekwiwalent powinien zostać wypłacony według art. 171 § 4 albo § 5. To nasz wniosek, przepis nie mówi tego wprost.
• Inne systemy czasu pracy. Jeżeli Twoja dobowa norma czasu pracy jest niższa niż 8 godzin (np. z przepisów szczególnych), w drugim kroku dzieli się przez tę niższą normę (§ 18 pkt 2 rozporządzenia).

Przykład

Założenia: pracownik na pełnym etacie, dobowa norma 8 godzin, umowa rozwiązana w 2026 r., stałe wynagrodzenie zasadnicze 6000 zł brutto miesięcznie, brak zmiennych składników, do wykorzystania zostało 5 dni urlopu (40 godzin), współczynnik 20,92 według wyliczenia redakcji.

1. 6000 zł : 20,92 = 286,81 zł za 1 dzień urlopu.
2. 286,81 zł : 8 = 35,85 zł za 1 godzinę.
3. 35,85 zł × 40 godzin = 1434,00 zł brutto.

Bez zaokrąglania pośrednich wyników wychodzi 1434,03 zł. Różnica wynika tylko z zaokrągleń.

Ten sam pracownik na pół etatu z wynagrodzeniem 3000 zł i 3 dniami urlopu (24 godziny): 3000 zł : 10,46 = 286,81 zł, dalej 286,81 zł : 8 = 35,85 zł, a 35,85 zł × 24 = 860,40 zł brutto.

Dokumenty i terminy

Najczęstsze pytania

Czy pracodawca może zmusić mnie do urlopu w okresie wypowiedzenia?

Tak. Jeżeli w okresie wypowiedzenia pracodawca udzieli Ci urlopu, masz obowiązek go wykorzystać (art. 167(1) KP). Wymiar takiego urlopu, poza urlopem zaległym, nie może przekroczyć wymiaru proporcjonalnego z art. 155(1) KP.

Czy ekwiwalent przysługuje, gdy od razu podpisuję nową umowę z tym samym pracodawcą?

Pracodawca nie musi go wtedy wypłacać, jeżeli umówicie się, że urlop wykorzystasz w ramach nowej umowy zawartej bezpośrednio po poprzedniej (art. 171 § 3 KP). Bez takiego ustalenia ekwiwalent należy się na zwykłych zasadach.

Gdzie zgłosić, że nie dostałem ekwiwalentu?

Możesz złożyć skargę do okręgowego inspektoratu pracy albo pozew do sądu pracy. Zobacz skarga do PIP, pracodawca nie płaci wynagrodzenia oraz wezwanie do zapłaty wynagrodzenia. Gdy nie wiesz, gdzie skierować sprawę, sprawdź PIP, ZUS czy sąd pracy.

Przydatne narzędzia

• Generator wezwania do zapłaty wynagrodzenia

Powiązane poradniki

• Pracodawca nie wypłacił wynagrodzenia w terminie. Co możesz zrobić?
• Jak przygotować wezwanie do zapłaty zaległego wynagrodzenia?
• Jak złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy?
• PIP, ZUS czy sąd pracy: do kogo zwrócić się z problemem w pracy?

Źródła

• Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245 (art. 85, 154, 154(2), 155(1), 167(1), 171, 282, 291)
• Rozporządzenie MPiPS z 8.01.1997 w sprawie urlopu wypoczynkowego i ekwiwalentu (Dz.U. 1997 nr 2 poz. 14), tekst pierwotny
• Zmiana rozporządzenia urlopowego z 16.12.2003 (§ 18 i § 19 ust. 2)
• Zmiana rozporządzenia urlopowego z 8.10.2009 (§ 18 pkt 2, § 19 ust. 3)
• Ustawa o dniach wolnych od pracy, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 296
• Metryka ELI ustawy o dniach wolnych od pracy (akty zmieniające)

Źródła sprawdzono 15 października 2026. Stan prawny na 15 października 2026.

Historia zmian

• 15 października 2026: Pierwsza publikacja.