Jak przygotować wezwanie do zapłaty zaległego wynagrodzenia?

Kogo to dotyczy

Poradnik jest dla pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, którym pracodawca nie wypłacił wynagrodzenia w terminie z art. 85 KP. Tak samo możesz wezwać do zapłaty innych świadczeń ze stosunku pracy, na przykład ekwiwalentu za urlop albo dodatku za nadgodziny.

Ogólny plan działania, gdy pracodawca nie płaci, opisuje poradnik Pracodawca nie płaci wynagrodzenia.

Jak postąpić

1. Ustal, co i od kiedy jest zaległe. Sprawdź termin wypłaty w umowie lub regulaminie. Wynagrodzenie miesięczne trzeba wypłacić najpóźniej do 10. dnia następnego miesiąca (art. 85 § 2 KP). Opóźnienie zaczyna się dzień po tym terminie.
2. Przygotuj pismo. Najszybciej zrobisz to w generatorze wezwania do zapłaty. Wezwanie powinno zawierać:
   • miejscowość i datę,
   • Twoje imię, nazwisko i adres,
   • nazwę i adres pracodawcy,
   • podstawę: umowę o pracę z datą jej zawarcia,
   • okres, za który wynagrodzenie nie zostało wypłacone, i kwotę zaległości,
   • termin wypłaty, który minął,
   • żądanie zapłaty w określonym terminie na wskazany rachunek,
   • żądanie odsetek ustawowych za opóźnienie od dnia następującego po terminie wypłaty do dnia zapłaty,
   • informację, co zrobisz, jeśli pracodawca nie zapłaci (np. skarga do PIP, pozew do sądu pracy),
   • własnoręczny podpis.
3. Wyznacz termin zapłaty. Żaden przepis nie określa, ile dni ma mieć pracodawca. To Twój wybór. Termin powinien być konkretny, np. „7 dni od doręczenia wezwania” albo konkretna data.
4. Doręcz wezwanie tak, żeby mieć dowód. Do wyboru:
   • list polecony za potwierdzeniem odbioru; zachowaj kopię pisma, dowód nadania i zwrotkę,
   • osobiście, z potwierdzeniem odbioru (data, podpis, pieczątka) na Twojej kopii,
   • e-Doręczenia, jeżeli pracodawca ma adres do e-Doręczeń wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych. Według gov.pl korespondencja bez udziału podmiotu publicznego jest płatna.

   Zwykły e-mail albo wiadomość w komunikatorze mogą być dodatkowym śladem, ale trudniej nimi wykazać, że pracodawca otrzymał pismo i kiedy.

5. Poczekaj na upływ terminu i działaj dalej. Jeżeli pracodawca nie zapłaci, możesz złożyć skargę do PIP albo pozew do sądu pracy. Gdzie z jaką sprawą, opisuje poradnik PIP, ZUS czy sąd pracy.

Wyjątki i zastrzeżenia

Czy wezwanie jest obowiązkowe? Nie ma przepisu, który wymagałby wezwania do zapłaty przed pozwem w sprawie o wynagrodzenie. Pozew musi jednak zawierać informację, czy strony próbowały mediacji lub innego pozasądowego rozwiązania sporu, a jeśli nie, to dlaczego (art. 187 § 1 pkt 3 KPC). Wezwanie pomaga to wykazać.

Odsetki należą się bez wezwania. Jeżeli pracodawca spóźnia się z zapłatą, możesz żądać odsetek, nawet jeśli nie poniosłeś szkody (art. 481 § 1 KC, stosowany w prawie pracy przez art. 300 KP). Ich wysokość to stopa referencyjna NBP plus 5,5 punktu procentowego (art. 481 § 2 KC). Minister Sprawiedliwości ogłasza ją w Monitorze Polskim. Od 5 marca 2026 r. stawka wynosi 9,25% rocznie (M.P. 2026 poz. 367). Na dzień sprawdzenia, 15.10.2026, w rejestrze ELI nie było nowszego obwieszczenia. Jeżeli stawka zmieni się w trakcie opóźnienia, każdy okres liczy się osobno według stawki obowiązującej w tym okresie.

Wezwanie nie przerywa przedawnienia. Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się po 3 latach od wymagalności (art. 291 § 1 KP). Bieg przedawnienia przerywa czynność przed sądem lub innym organem powołanym do rozstrzygania sporów albo uznanie roszczenia przez pracodawcę (art. 295 § 1 KP). Wezwania do zapłaty przepis nie wymienia. Jeżeli pracodawca w odpowiedzi na wezwanie na piśmie przyzna, że zalega, zachowaj to pismo.

Brutto czy netto. Wpisz kwotę i składnik wynagrodzenia tak, jak wynikają z umowy lub regulaminu (np. „wynagrodzenie zasadnicze za sierpień 2026 r. w wysokości określonej w umowie”). Jeżeli nie masz pewności, jak określić kwotę, opisz dokładnie, czego żądasz i za jaki okres.

Przykład

Założenia: zaległość wynosi 4000 zł. Termin wypłaty minął 10 września 2026 r. Pracodawca płaci 15 października 2026 r. Przez cały okres obowiązuje jedna stawka odsetek: 9,25% rocznie. Odsetki liczymy od 11 września do 15 października 2026 r. włącznie, czyli za 35 dni (20 dni we wrześniu i 15 w październiku). Przyjmujemy rok 365-dniowy.

Wzór: odsetki = kwota × stawka roczna × liczba dni / 365

Obliczenie: 4000 zł × 0,0925 × 35 / 365 = 35,48 zł (po zaokrągleniu do grosza).

To uproszczenie przy jednej stawce. Gdy w okresie opóźnienia stawka się zmienia, podziel okres na części, policz odsetki dla każdej części według jej stawki i zsumuj wyniki. Sposób liczenia dni (od dnia po terminie do dnia zapłaty) to założenie przykładu, a nie cytat z przepisu.

Dokumenty i terminy

Najczęstsze pytania

Czy mogę wysłać wezwanie e-mailem?

Możesz, ale trudniej udowodnić doręczenie. Bezpieczniej jest wysłać list polecony za potwierdzeniem odbioru albo doręczyć pismo osobiście i dostać potwierdzenie na kopii.

Co, jeśli pracodawca zapłaci samą pensję bez odsetek?

Możesz dochodzić odsetek osobno, w tym w pozwie do sądu pracy. Przy niewielkich kwotach rozważ, czy taki spór się opłaca.

Czy po wezwaniu muszę czekać z pozwem albo skargą?

Nie ma przepisu, który by to nakazywał. Jeżeli jednak wyznaczyłeś termin zapłaty, zwykle warto poczekać do jego upływu.

Przydatne narzędzia

• Generator wezwania do zapłaty wynagrodzenia

Powiązane poradniki

• Pracodawca nie wypłacił wynagrodzenia w terminie. Co możesz zrobić?
• Jak złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy?
• PIP, ZUS czy sąd pracy: do kogo zwrócić się z problemem w pracy?

Źródła

• Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245 (art. 85, 291, 295, 300)
• Kodeks cywilny, tekst ujednolicony ISAP (art. 481)
• Obwieszczenie MS z 8.04.2026 o odsetkach ustawowych za opóźnienie, M.P. 2026 poz. 367
• Wyszukiwarka obwieszczeń w Monitorze Polskim (ELI)
• Kodeks postępowania cywilnego, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 468 (art. 187)
• e-Doręczenia: pytania i odpowiedzi (gov.pl)

Źródła sprawdzono 15 października 2026. Stan prawny na 15 października 2026.

Historia zmian

• 15 października 2026: Pierwsza publikacja.