Firma się zamyka, a pensja nie została wypłacona. Co dalej?

Autor: Redakcja inspekcja-pracy.plSprawdzono: 15 października 2026

Krótka odpowiedź

Zamknięcie firmy nie zwalnia pracodawcy z obowiązku wypłaty pensji. Dopóki nie ma formalnej niewypłacalności, dochodzisz pieniędzy jak zwykle: wezwaniem, skargą do PIP i pozwem do sądu pracy. Gdy sąd ogłosi upadłość, oddali wniosek o upadłość z braku majątku albo zajdzie inny przypadek niewypłacalności z ustawy, zaległe wynagrodzenie za najwyżej 3 miesiące może wypłacić Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Wnioski obsługuje marszałek województwa przez wojewódzki urząd pracy właściwy dla siedziby pracodawcy. Gdy pracodawca po prostu zniknął na ponad 2 miesiące, możesz wystąpić o zaliczkę z Funduszu do wysokości minimalnego wynagrodzenia (4806 zł w 2026 r.).

Ta sprawa zwykle wymaga indywidualnej oceny prawnej. Poradnik wyjaśnia zasady, ale wynik zależy od dokumentów i okoliczności. Przed ważną decyzją skonsultuj sprawę z prawnikiem, związkiem zawodowym albo skorzystaj z bezpłatnej porady PIP. Porady prawne PIP.

W tym poradniku: Likwidacja, upadłość, faktyczne zaprzestanie działalności: kiedy płaci FGŚP przez wojewódzki urząd pracy, limity, wniosek, syndyk i przedawnienie.

Kogo to dotyczy

Pracowników i byłych pracowników firmy, która przestała płacić, jest w likwidacji, w upadłości albo faktycznie przestała działać.
Osób na umowie zlecenia lub o świadczenie usług, jeżeli z tego tytułu obowiązkowo podlegały ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (art. 10 ustawy o ochronie roszczeń pracowniczych).
Członków rodziny zmarłego pracownika uprawnionych do renty rodzinnej (art. 11).

Fundusz dotyczy pracodawców będących przedsiębiorcami. Nie obejmuje m.in. jednostek sektora finansów publicznych, fundacji rodzinnych i osób zatrudniających pomoc domową (art. 2 ust. 2).

Jak postąpić

Ustal, co się dzieje z firmą. Sprawdź w Krajowym Rejestrze Sądowym, w CEIDG albo w Krajowym Rejestrze Zadłużonych, czy złożono wniosek o upadłość, ogłoszono upadłość lub otwarto likwidację. Od tego zależy, czy i kiedy włączy się Fundusz.
Zabezpiecz dokumenty. Umowa, paski płacowe, wyciągi z konta, ewidencja czasu pracy, wypowiedzenie, świadectwo pracy. Poproś pracodawcę o pisemne zaświadczenie o kwocie zaległości. Takie zaświadczenie dołącza się do wniosku do Funduszu (§ 7 ust. 2 rozporządzenia w sprawie wykazów i wniosków).
Działaj jak przy każdej zaległości. Wezwij do zapłaty (generator wezwania), złóż skargę do PIP albo pozew do sądu pracy. Pracownik co do zasady nie płaci kosztów sądowych. Prawomocny wyrok też jest dokumentem dla Funduszu. Szczegóły: Pracodawca nie płaci wynagrodzenia.
Sprawdź, czy zaszła niewypłacalność w rozumieniu ustawy. Najczęstsze przypadki:
- ogłoszenie upadłości albo otwarcie postępowania restrukturyzacyjnego (art. 3 ust. 1 pkt 1-2),
- oddalenie wniosku o upadłość, bo majątek nie wystarcza na koszty postępowania (art. 3 ust. 1 pkt 3-4),
- umorzenie postępowania upadłościowego z braku majątku, sądowe rozwiązanie spółki handlowej, wykreślenie przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną z CEIDG po zaprzestaniu działalności (art. 8 ust. 1).
Sama uchwała o likwidacji spółki albo zamknięcie biura to jeszcze nie niewypłacalność w rozumieniu tej ustawy.
Gdy pracodawca zniknął: zaliczka. Faktyczne zaprzestanie działalności zachodzi, gdy przez ponad 2 miesiące łącznie: firma nie działa i nie ma przychodów, nikt nie przebywa w siedzibie ani miejscach działalności, a pracodawca nie wykonuje obowiązków wobec pracowników, ZUS i urzędów (art. 12a ust. 2). Wtedy na Twój wniosek marszałek województwa wypłaca zaliczkę na poczet zaległości, nie wyższą niż minimalne wynagrodzenie z dnia złożenia wniosku (art. 12a ust. 1). Do wniosku dołączasz informacje lub dokumenty uprawdopodabniające zaprzestanie działalności (art. 12a ust. 6).
Po niewypłacalności: wykaz albo wniosek indywidualny. Pracodawca, syndyk, likwidator lub zarządca ma miesiąc od daty niewypłacalności na złożenie marszałkowi województwa zbiorczego wykazu niezaspokojonych roszczeń (art. 15 ust. 1). Jeśli Cię w nim nie ujęto, złóż wniosek indywidualny. Możesz to zrobić nie wcześniej niż 2 tygodnie po terminie na złożenie wykazu (art. 16 ust. 2). Wniosek składa się marszałkowi województwa właściwemu dla siedziby pracodawcy, a przy jednoosobowej firmie dla głównego miejsca wykonywania działalności (art. 15 ust. 3). Według gov.pl sprawy prowadzi wojewódzki urząd pracy.
W upadłości pilnuj listy wierzytelności. Należności ze stosunku pracy nie wymagają zgłoszenia do syndyka, syndyk umieszcza je na liście z urzędu (art. 237 Prawa upadłościowego). Należności za czas przed ogłoszeniem upadłości są w pierwszej kategorii zaspokojenia (art. 342 ust. 1 pkt 1). Gdy pojawi się obwieszczenie o złożeniu listy, sprawdź swoją pozycję. Na sprzeciw do sędziego-komisarza masz 2 tygodnie od obwieszczenia (art. 255 ust. 2, art. 256 ust. 1). Pracownik może składać pisma z pominięciem systemu teleinformatycznego (art. 216aa).

Wyjątki i zastrzeżenia

Co obejmuje Fundusz. Należności główne z tytułu m.in. wynagrodzenia, wynagrodzenia za przestój i usprawiedliwioną nieobecność, wynagrodzenia chorobowego płaconego przez pracodawcę, wynagrodzenia urlopowego, odprawy z ustawy o zwolnieniach z przyczyn niedotyczących pracowników, ekwiwalentu za urlop za rok ustania stosunku pracy i rok poprzedni, odszkodowania za skrócony okres wypowiedzenia oraz składek od wypłat z Funduszu (art. 12 ust. 2). Odsetek ustawa nie wymienia. Ich, jak i reszty zaległości, dochodzisz od pracodawcy lub w postępowaniu upadłościowym.

Okresy. Wynagrodzenie i świadczenia z nim związane Fundusz pokrywa za najwyżej 3 miesiące bezpośrednio przed datą niewypłacalności albo za 3 miesiące przed ustaniem stosunku pracy, jeżeli ustał on nie wcześniej niż 12 miesięcy przed niewypłacalnością (art. 12 ust. 3). Odprawa, ekwiwalent i odszkodowanie są objęte, gdy stosunek pracy ustał w ciągu 12 miesięcy przed niewypłacalnością albo 4 miesięcy po niej (art. 12 ust. 5).

Limity. Za jeden miesiąc łącznie nie więcej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie z poprzedniego kwartału, ogłaszane przez Prezesa GUS i obowiązujące w dniu złożenia wykazu lub wniosku (art. 14 ust. 1). Ostatni komunikat na dzień 15.10.2026 to 9233,13 zł za II kwartał 2026 r. (M.P. 2026 poz. 779). Kolejny komunikat może zmienić tę kwotę. Ekwiwalent za urlop łącznie do jednego przeciętnego wynagrodzenia (art. 14 ust. 2). Ze świadczeń potrąca się zaliczkę na podatek, składki i alimenty (art. 21 ust. 2).

Odmowa wypłaty. Marszałek zawiadamia o odmowie na piśmie z uzasadnieniem. Spór rozstrzyga sąd pracy właściwy dla siedziby marszałka; masz 30 dni od doręczenia zawiadomienia (art. 20).

Tylko raz. Przy ponownej niewypłacalności tego samego pracodawcy Fundusz nie płaci drugi raz tym samym osobom z tych samych tytułów (art. 13).

Zwolnienia przy upadłości lub likwidacji. Nie obowiązuje wtedy m.in. zakaz wypowiedzenia w czasie urlopu i choroby (art. 41) ani ochrona przedemerytalna (art. 39) i inne przepisy o szczególnej ochronie (art. 41(1) § 1 KP). Pracodawca może skrócić 3-miesięczny okres wypowiedzenia do 1 miesiąca, ale płaci odszkodowanie za pozostałą część (art. 36(1) § 1 KP). Odprawa przysługuje, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników i spełnione są warunki ustawy o zwolnieniach (art. 1, 8, 10 tej ustawy).

Przedawnienie. Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się po 3 latach od wymagalności (art. 291 § 1 KP). Bieg przerywa m.in. pozew i uznanie długu przez pracodawcę (art. 295 § 1 KP). Zgłoszenie wierzytelności w upadłości przerywa przedawnienie (art. 239a Prawa upadłościowego), ale należności pracownicze trafiają na listę z urzędu, bez zgłoszenia. Przepis nie mówi wprost, czy samo umieszczenie na liście ma taki skutek. Nie zwlekaj z pozwem, jeśli termin się zbliża.

Zmiany przepisów. Od 12 grudnia 2026 r. wniosek indywidualny będzie można złożyć także elektronicznie, z podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym (Dz.U. 2026 poz. 1200). Do tego dnia rozporządzenie przewiduje postać papierową, w dwóch egzemplarzach. Kolejna zmiana ustawy wchodzi w życie 11 stycznia 2027 r. (Dz.U. 2026 poz. 1206).

Kiedy iść do prawnika. Gdy nikt nie złożył wniosku o upadłość i rozważasz złożenie go sam jako wierzyciel (art. 20 ust. 1 Prawa upadłościowego; sąd może żądać zaliczki na wydatki, art. 32 ust. 5), gdy pracodawca zniknął, a Ty nie wiesz, jak uprawdopodobnić zaprzestanie działalności, gdy kwestionujesz listę wierzytelności albo gdy chcesz dochodzić odpowiedzialności członków zarządu.

Przykład

Założenia: spółka z o.o. zatrudnia 15 osób. Pracownik na pełny etat zarabia 7000 zł brutto. Nie dostał pensji za lipiec, sierpień i wrzesień 2026 r. 1 października 2026 r. sąd ogłosił upadłość spółki. Pracownik nadal jest zatrudniony.

Data niewypłacalności to 1 października 2026 r. (data postanowienia o ogłoszeniu upadłości, art. 3 ust. 2).
Fundusz może pokryć wynagrodzenie za lipiec, sierpień i wrzesień, każdy miesiąc do limitu z art. 14 ust. 1. Przy 7000 zł miesięcznie limit 9233,13 zł nie ogranicza wypłaty.
Syndyk powinien złożyć zbiorczy wykaz do 2 listopada 2026 r. (miesiąc od 1 października; 1 listopada to niedziela i święto). Jeśli pracownika nie ujęto, może złożyć wniosek indywidualny w wojewódzkim urzędzie pracy nie wcześniej niż 2 tygodnie po tym terminie.
Niezależnie od Funduszu jego należności trafiają na listę wierzytelności z urzędu. To, czego Fundusz nie pokryje (np. odsetki), pozostaje do zaspokojenia w postępowaniu upadłościowym.

Przesunięcie terminu z 1 na 2 listopada to nasze założenie. Ustawa o ochronie roszczeń każe w tych sprawach stosować odpowiednio KPA (art. 18), a KPA przesuwa koniec terminu przypadający na dzień ustawowo wolny od pracy na następny dzień roboczy (art. 57 § 4 KPA).

Dokumenty i terminy

Co	Termin lub zasada	Podstawa
Zbiorczy wykaz (syndyk, likwidator, pracodawca)	miesiąc od daty niewypłacalności	art. 15 ust. 1 ustawy o ochronie roszczeń
Wniosek indywidualny	nie wcześniej niż 2 tygodnie po terminie na wykaz	art. 16 ust. 2
Zaliczka przy faktycznym zaprzestaniu działalności	po ponad 2 miesiącach; do minimalnego wynagrodzenia	art. 12a
Limit miesięczny	przeciętne wynagrodzenie z poprzedniego kwartału (9233,13 zł wg komunikatu za II kw. 2026)	art. 14 ust. 1, M.P. 2026 poz. 779
Pozew po odmowie wypłaty z Funduszu	30 dni od doręczenia zawiadomienia	art. 20 ust. 3
Zgłoszenie wierzytelności niepracowniczych	30 dni od obwieszczenia o upadłości	art. 51 ust. 1 pkt 4 Prawa upadłościowego
Sprzeciw wobec listy wierzytelności	2 tygodnie od obwieszczenia o złożeniu listy	art. 256 ust. 1 Prawa upadłościowego
Przedawnienie roszczeń pracowniczych	3 lata od wymagalności	art. 291 § 1 KP
Dokumenty do wniosku	świadectwo pracy lub wyrok, zaświadczenie o zaległości, inne dowody	§ 7 ust. 2 rozporządzenia, Dz.U. 2017 poz. 2041

Najczęstsze pytania

Czy muszę zgłaszać syndykowi zaległą pensję?

Nie. Należności ze stosunku pracy syndyk umieszcza na liście wierzytelności z urzędu (art. 237 Prawa upadłościowego). Warto jednak sprawdzić, czy kwota na liście jest prawidłowa. Inne należności, np. ze zlecenia, trzeba zgłosić w terminie z postanowienia o upadłości.

Pracodawca zamknął jednoosobową firmę i nie odbiera telefonu. Co mogę zrobić?

Jeżeli wykreślił się z CEIDG po zaprzestaniu działalności, może to być niewypłacalność z art. 8 ust. 1 pkt 7 ustawy. Jeśli nadal figuruje w CEIDG, ale nie działa od ponad 2 miesięcy, sprawdź warunki zaliczki z art. 12a. Równolegle możesz pozwać go do sądu pracy.

Czy Fundusz wypłaci mi pieniądze, jeśli pracowałem na zleceniu?

Tak, jeśli z tytułu zlecenia podlegałeś obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (art. 10). Pozostałą część dochodzisz według zasad z poradnika Umowa zlecenie: nie dostałem pieniędzy.

Przydatne narzędzia

Powiązane poradniki

Źródła

Źródła sprawdzono 15 października 2026. Stan prawny na 15 października 2026.

Historia zmian

15 października 2026: Pierwsza publikacja.

Masz pytanie do tego tematu? Napisz do redakcji Zgłoś błąd lub nieaktualną informację

Poradnik ma charakter informacyjny. Obowiązują aktualne przepisy i informacje Państwowej Inspekcji Pracy. Niezależny serwis informacyjny. Nie jesteśmy Państwową Inspekcją Pracy.