Choruję. Czy muszę sam znaleźć zastępstwo?

Kogo to dotyczy

• Pracowników na umowie o pracę, którzy zachorowali i nie mogą przyjść do pracy.
• Osób na umowie zlecenia albo umowie o świadczenie usług (do tej drugiej stosuje się przepisy o zleceniu, art. 750 KC).

Jeżeli na zleceniu pracujesz jak na etacie (stałe godziny, polecenia, grafik), sprawdź, czy to nie jest w rzeczywistości stosunek pracy: Umowa zlecenie a umowa o pracę.

Jak postąpić: umowa o pracę

1. Zawiadom o nieobecności. Zrób to niezwłocznie, najpóźniej w drugim dniu nieobecności. Podaj przyczynę (choroba, bez szczegółów medycznych) i przewidywany czas trwania (§ 2 ust. 2 rozporządzenia).
2. Użyj sposobu z regulaminu pracy. Regulamin określa przyjęty u pracodawcy sposób usprawiedliwiania nieobecności (art. 104(1) § 1 pkt 9 KP). Jeżeli przepisy u pracodawcy go nie określają, możesz zawiadomić osobiście, przez inną osobę, telefonicznie, innym środkiem łączności albo pocztą. Przy wysyłce pocztą liczy się data stempla.
3. Jeżeli nie dasz rady na czas, np. przy obłożnej chorobie i braku domowników albo innym zdarzeniu losowym, opóźnienie może być usprawiedliwione. Zawiadom pracodawcę, gdy tylko przeszkoda minie (§ 2 ust. 3 rozporządzenia).
4. Dowodem jest e-ZLA. Zaświadczenie lekarskie usprawiedliwia nieobecność (§ 3 pkt 1 rozporządzenia). Co pracodawca z niego widzi, opisuje poradnik Czy pracodawca widzi, na co mam L4?.
5. Przekaż to, co jest konieczne, ale nie przejmuj obowiązków pracodawcy. Pracownik powinien dbać o dobro zakładu pracy (art. 100 § 2 pkt 4 KP), więc rozsądnie jest powiedzieć, gdzie są pilne dokumenty albo jakie terminy mijają. Szukanie zastępcy, zmiana grafiku i podział zadań to organizacja pracy, czyli zadanie pracodawcy (art. 94 pkt 2 KP).
6. Nie pracuj w czasie zwolnienia na polecenie. Od 13.04.2026 praca zarobkowa w okresie orzeczonej niezdolności powoduje utratę zasiłku chorobowego za cały okres zwolnienia. Wyjątkiem są czynności incydentalne, ale „istotną okolicznością nie może być polecenie pracodawcy” (art. 17 ust. 1 i 1a ustawy zasiłkowej). Bez prawa do zasiłku nie przysługuje też wynagrodzenie chorobowe (art. 92 § 3 pkt 2 KP).
7. Zapisuj żądania pracodawcy. Jeżeli pracodawca grozi karą za brak zastępstwa, zachowaj wiadomości. Możesz zgłosić sprawę do PIP (generator skargi).

Jakie kary są możliwe na etacie

• Kary porządkowe wymienia art. 108 KP: upomnienie i nagana, m.in. za nieprzestrzeganie przyjętego sposobu usprawiedliwiania nieobecności. Kara pieniężna dotyczy tylko zamkniętej listy przewinień (m.in. BHP, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, alkohol). Brak zastępstwa nie jest na tej liście. Uwaga: brak zawiadomienia o nieobecności w terminie może skończyć się upomnieniem lub naganą.
• Potrącenia z pensji bez Twojej zgody są możliwe tylko w przypadkach z art. 87 § 1 KP, w tym kar pieniężnych z art. 108. Inne potrącenia wymagają Twojej zgody na piśmie (art. 91 § 1). Więcej: Potrącenia z wynagrodzenia.
• Odpowiedzialność materialna wymaga winy i szkody, a pracodawca musi je wykazać (art. 114 i 116 KP). Pracownik nie ponosi ryzyka związanego z działalnością pracodawcy (art. 117 § 2), a odszkodowanie nie może przekroczyć trzymiesięcznego wynagrodzenia (art. 119). Pełną szkodę pokrywa się tylko przy winie umyślnej (art. 122). Sama choroba nie jest winą pracownika. To nasz wniosek z przepisów.
• Zapis w umowie o obowiązku znalezienia zastępcy pod groźbą kary: postanowienia umowy mniej korzystne niż przepisy prawa pracy są nieważne (art. 18 § 2 KP). Czy konkretny zapis jest mniej korzystny, ocenia się w danej sprawie.

Na karę porządkową możesz w ciągu 7 dni złożyć sprzeciw, a po jego odrzuceniu w ciągu 14 dni pozwać pracodawcę do sądu pracy (art. 112 KP).

Jak postąpić: umowa zlecenia

1. Przeczytaj umowę. Sprawdź, czy pozwala na zastępstwo, czy przewiduje obowiązek informowania o przeszkodach i czy zawiera kary umowne.
2. Poinformuj zleceniodawcę od razu. Zleceniobiorca powinien udzielać potrzebnych wiadomości o przebiegu sprawy (art. 740 KC). Choroba jest taką wiadomością. Rozporządzenie o usprawiedliwianiu nieobecności dotyczy tylko pracowników, więc termin 2 dni tu nie obowiązuje. Liczy się umowa i zwykła staranność.
3. Zastępca tylko w trzech sytuacjach (art. 738 § 1 KC): pozwala na to umowa, wynika to ze zwyczaju albo jesteś do tego zmuszony przez okoliczności. Wtedy musisz niezwłocznie zawiadomić zleceniodawcę o osobie i miejscu zamieszkania zastępcy. Po takim zawiadomieniu odpowiadasz tylko za to, czy starannie go wybrałeś. Czy choroba jest okolicznością, która Cię „zmusza”, zależy od sprawy, np. od tego, czy zadanie da się przesunąć.
4. Bez uprawnienia nie wysyłaj nikogo za siebie. Jeżeli powierzysz zlecenie innej osobie bez podstawy, a rzecz zleceniodawcy zostanie utracona lub uszkodzona, odpowiadasz nawet za przypadek (art. 739 KC).
5. Sprawdź ryzyko kary umownej. Kara umowna może dotyczyć tylko zobowiązania niepieniężnego, np. wykonania usługi w terminie (art. 483 § 1 KC). Należy się bez względu na wysokość szkody, ale możesz żądać jej zmniejszenia, gdy wykonałeś zobowiązanie w znacznej części albo kara jest rażąco wygórowana (art. 484 KC). Odpowiedzialność za niewykonanie umowy nie powstaje, gdy wynika ono z okoliczności, za które nie odpowiadasz (art. 471 KC). Czy choroba jest taką okolicznością, ocenia się w konkretnej sprawie.
6. Licz się z wypowiedzeniem. Zleceniodawca może wypowiedzieć zlecenie w każdym czasie. Musi wtedy zwrócić Ci wydatki i zapłacić część wynagrodzenia za dotychczasowe czynności, a bez ważnego powodu także naprawić szkodę (art. 746 § 1 KC). Ty też możesz wypowiedzieć, ale przy odpłatnym zleceniu bez ważnego powodu odpowiadasz za szkodę (art. 746 § 2). Uprawnienia do wypowiedzenia z ważnych powodów nie można się zrzec z góry (art. 746 § 3).
7. Zasiłek na zleceniu. Jeżeli podlegasz ubezpieczeniu chorobowemu z tytułu zlecenia, e-ZLA dostaje także zleceniodawca jako płatnik. Zakaz pracy zarobkowej w czasie zwolnienia (art. 17 ustawy zasiłkowej) obowiązuje niezależnie od rodzaju umowy.

Wyjątki i zastrzeżenia

• Przepisy szczególne. Poradnik opisuje Kodeks pracy, rozporządzenie z 1996 r. i Kodeks cywilny. Pragmatyki służbowe i układy zbiorowe mogą mieć własne zasady zgłaszania nieobecności.
• Brak przepisu o zastępstwie. Teza, że pracownik nie musi szukać zastępcy, wynika z braku takiego obowiązku w przepisach i z art. 94 pkt 2 KP. Ustawa nie mówi tego jednym zdaniem.
• Zawiadomienie a dowód. Zawiadomienie (telefon, wiadomość) i dowód (e-ZLA) to dwie różne rzeczy. Zadbaj o oba.
• Kiedy po poradę. Gdy pracodawca nałożył karę, potrącił pieniądze albo zleceniodawca żąda kary umownej, skorzystaj z bezpłatnej porady PIP. PIP nie rozstrzyga sporów z umów cywilnych, ale pomoże ustalić, czy umowa nie jest w rzeczywistości umową o pracę.

Przykład

Założenia: pracownica sklepu na umowie o pracę zachorowała w nocy. Regulamin pracy mówi, że nieobecność zgłasza się telefonicznie kierownikowi zmiany. Kierownik odpowiada, że ma sama znaleźć osobę na swoją zmianę, inaczej dostanie karę.

Pracownica dzwoni do kierownika rano, przed zmianą, i informuje, że jest chora i przewiduje kilka dni nieobecności. Po wizycie u lekarza wystawiono e-ZLA. Obowiązek zawiadomienia spełniła. Znalezienie zastępstwa należy do pracodawcy (art. 94 pkt 2 KP), a brak zastępstwa nie jest przewinieniem z art. 108 KP. Gdyby pracodawca nałożył karę, może w ciągu 7 dni złożyć sprzeciw.

Ta sama osoba na umowie zlecenia, z zapisem „zleceniobiorca może wskazać zastępcę za zgodą zleceniodawcy”, powinna niezwłocznie poinformować zleceniodawcę o chorobie. Zastępcę może wskazać tylko za zgodą, a przy zgodzie musi podać jego dane.

Dokumenty i terminy

Najczęstsze pytania

Czy pracodawca może żądać, żebym w czasie L4 przekazał sprawy telefonicznie?

Krótkie przekazanie informacji niezbędnych do ciągłości pracy może mieścić się w obowiązku dbałości o dobro zakładu (art. 100 § 2 pkt 4 KP). Przepisy nie rozstrzygają tego wprost. Wykonywanie pracy na polecenie pracodawcy w czasie zwolnienia nie jest jednak czynnością incydentalną w rozumieniu art. 17 ust. 1a ustawy zasiłkowej i grozi utratą świadczenia.

Czy za brak zastępstwa pracodawca może obniżyć premię?

To zależy od regulaminu premiowania i warunków premii. Kodeks nie zawiera osobnego przepisu o tej sytuacji. Sprawdź, czy premia jest uznaniowa, czy należy Ci się po spełnieniu warunków. Pomoże w tym bezpłatna porada PIP.

Czy zleceniodawca może nie zapłacić za część zlecenia wykonaną przed chorobą?

Przy wypowiedzeniu zlecenia zleceniodawca płaci część wynagrodzenia odpowiadającą dotychczasowym czynnościom (art. 746 § 1 KC). Gdy pieniędzy brak, zobacz Umowa zlecenie: nie dostałem pieniędzy.

Przydatne narzędzia

• Generator skargi do PIP

Powiązane poradniki

• Czy pracodawca widzi, na co mam L4?
• Co pracodawca może potrącić z wynagrodzenia i ile musi Ci zostawić?
• Umowa zlecenie czy umowa o pracę? Jak sprawdzić, co naprawdę łączy strony
• Umowa zlecenie: nie dostałem pieniędzy. Gdzie to zgłosić i jak odzyskać należność?

Źródła

• Rozporządzenie MPiPS z 15.05.1996 w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, t.j. Dz.U. 2014 poz. 1632 (§ 2, § 3)
• Metryka ELI rozporządzenia (obowiązuje)
• Kodeks pracy, t.j. Dz.U. 2026 poz. 1245 (art. 18, 87, 91, 92, 94, 100, 104(1), 108-112, 114-119, 122)
• Kodeks cywilny, tekst ujednolicony ISAP, stan 2026-06-25 (art. 471, 472, 483, 484, 738-740, 746, 750)
• Ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, t.j. Dz.U. 2026 poz. 854 (art. 17)

Źródła sprawdzono 15 października 2026. Stan prawny na 15 października 2026.

Historia zmian

• 15 października 2026: Pierwsza publikacja.