1. Ustalenia kontroli są dokumentowane w protokole kontroli sporządzonym na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej.
2. Protokół kontroli powinien zawierać:
- 1) nazwę podmiotu kontrolowanego i jego adres oraz numer z krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON) lub numer identyfikacji podatkowej (NIP) lub, w przypadku osób fizycznych, numer identyfikacyjny Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL), a w przypadku pracodawcy posiadającego siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej numer identyfikacyjny uzyskany w państwie siedziby pracodawcy dla celów podatkowych albo ubezpieczeniowych;
- 2) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe inspektora pracy;
- 3) imię i nazwisko osoby reprezentującej podmiot kontrolowany oraz nazwę organu reprezentującego ten podmiot;
- 4) datę rozpoczęcia działalności przez podmiot kontrolowany oraz datę objęcia stanowiska przez osobę lub powołania organu, o których mowa w pkt 3;
- 5) oznaczenie dni, w których przeprowadzano kontrolę;
- 6) informację o realizacji uprzednich decyzji i wystąpień organów Państwowej Inspekcji Pracy oraz wniosków, zaleceń i decyzji innych organów kontroli i nadzoru nad warunkami pracy;
- 7) opis stwierdzonych naruszeń prawa oraz inne informacje mające istotne znaczenie dla wyników kontroli;
- 7a) informacje uzyskane w trybie, o którym mowa w art. 23a;
- 8) dane osoby legitymowanej oraz określenie czasu, miejsca i przyczyny legitymowania;
- 9) informację o pobraniu próbek surowców i materiałów używanych, wytwarzanych lub powstających w toku produkcji;
- 10) treść decyzji ustnych i poleceń oraz informację o terminach ich realizacji;
- 11) informację o liczbie i rodzaju udzielonych porad z zakresu prawa pracy;
- 12) wyszczególnienie załączników stanowiących składową część protokołu;
- 13) informacje o osobach, w obecności których przeprowadzano kontrolę;
- 14) na wniosek podmiotu kontrolowanego - wzmiankę o informacjach objętych tajemnicą przedsiębiorstwa;
- 15) wzmiankę o wniesieniu lub niewniesieniu zastrzeżeń do treści protokołu oraz ewentualnym usunięciu stwierdzonych nieprawidłowości przed zakończeniem kontroli;
- 16) datę i miejsce podpisania protokołu przez osobę kontrolującą oraz przez osobę lub organ reprezentujący podmiot kontrolowany.
3. Protokół podpisuje inspektor pracy prowadzący kontrolę oraz osoba lub organ reprezentujący podmiot kontrolowany.
4. Podmiotowi kontrolowanemu przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole.
5. Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie w terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokołu.
6. W razie zgłoszenia zastrzeżeń, o których mowa w ust. 4, inspektor pracy przeprowadzający kontrolę zobowiązany jest je zbadać, a w przypadku stwierdzenia zasadności zastrzeżeń - zmienić lub uzupełnić odpowiednią część protokołu.
7. W protokole nie można dokonywać poprawek, skreśleń ani uzupełnień bez omówienia ich na końcu protokołu, z wyjątkiem sprostowania oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych, które parafuje inspektor pracy, oznaczając parafy datą ich dokonania.
8. Odmowa podpisania protokołu przez osobę lub organ reprezentujący podmiot kontrolowany nie stanowi przeszkody do zastosowania przez inspektora pracy stosownych środków prawnych przewidzianych ustawą.
9. Inspektor pracy przeprowadzający kontrolę przekazuje protokół kontroli podmiotowi kontrolowanemu. Protokół w postaci papierowej sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.
10. W przypadku niestwierdzenia uchybień wynik kontroli może być udokumentowany w formie notatki urzędowej, która powinna zawierać zwięzły opis stanu faktycznego stwierdzonego w czasie kontroli.
10a. Notatkę urzędową sporządza się na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej.
11. Notatkę urzędową podpisuje inspektor pracy. Przepis ust. 9 stosuje się odpowiednio.
Brzmienie według Dz.U. 2026 poz. 473 (od 8 lipca 2026): ust. 1 w nowym brzmieniu; w ust. 2 pkt 1 w nowym brzmieniu, dodano pkt 7a; ust. 9 w nowym brzmieniu; dodano ust. 10a.